Hlavní navigace

eDoCat ve společnosti Sanela: Desetitisíce dokumentů a automatická workflow

Sdílet

 Autor: Depositphotos
Česká společnost SANELA (Sanela) a její sesterská společnost SEAL ELECTRONIC (Seal) se věnují vývoji a výrobě sanitární elektroniky. Zpracovávají při tom desítky tisíc různých dokumentů včetně smluv, montážních návodů, servisních listů či výrobkových certifikátů.

Zvládnout takový objem dokumentace pomocí „papírových procesů“ nebo polovičatého digitálního řešení by bylo vysoce neefektivní, a proto obě firmy spoléhají na DMS eDoCat společnosti Onlio.

Cesta k optimálnímu řešení

Sanela i Seal využívají elektronické zpracování dokumentů již od roku 2013. Původní systém ale vyhovoval stále méně, odezva při práci s dokumenty byla velmi pomalá a neustále docházelo k systémovým chybám. Také s ohledem na očekávaný nárůst objemu zpracovávaných dokumentů o desítky procent rozhodl management koncem roku 2017 o výběru nového DMS.

„Již na počátku rozhodování jsme si definovali skutečně potřebné vlastnosti a funkce počínaje automatickým zpracováním dokumentů,“ říká Milan Roller, vedoucí výroby ve společnosti Sanela, který měl výběr nové platformy na starosti. „Komunikovali jsme o dostupných řešeních nejen uvnitř firmy, ale také s dalšími společnostmi. Chtěli jsme nabrat co nejvíce reálných zkušeností.“

Rozhodnutí pro DMS eDoCat bylo logickým vyústěním definovaných požadavků a skvělého poměru cena/výkon. Během roku 2019 byla vyvinuta řada funkcionalit iniciovaných společností Sanela, uskutečnilo se podrobné ozkoušení včetně dvou testovacích migrací a v lednu 2020 byl zahájen ostrý provoz.

Páteř organizace

Systém eDoCat je dnes využíván pro veškerou klíčovou dokumentaci včetně personalistiky či revizních činností. Využívána jsou pokročilá workflow s maximální podporou automatizace procesů, kam spadá i funkcionalita automatického publikování dokumentů na firemní webové aplikace. Například katalogové listy jsou nejprve vloženy do systému eDoCat a po dokončení příslušného workflow automaticky publikovány na webu.

DMS eDoCat ve společnostech Sanela a Seal nakládá s dokumenty v sedmi jazycích s tím, že se jeho „jazykové schopnosti“ podle potřeby rozšiřují. Systém pracuje s více než 23 000 dokumenty obou firem, z nichž je každý měsíc nutné stovky aktualizovat a další desítky přibudou. Přistupuje do něj přibližně 60 uživatelů, z nichž třetina dokumenty přímo upravuje či vkládá nové. Většina v prostředí intranetu, zhruba čtvrtina uživatelů ovšem se systémem pracuje vzdáleně.

„Systém eDoCat je podstatně lepší než předchozí řešení. Uživatelé jsou s platformou maximálně spokojení a mají nyní o desítky procent více času na plnění dalších pracovních povinností. Obrovským přínosem je také snížení chybovosti,“ dodává Milan Roller.

Fakta

  • eDoCat provozovaný na vlastní infrastruktuře, virtuální stroje ve správě Onlio.
  • Správa široké škály dokumentů včetně ceníků, katalogových listů nebo návodů.
  • Automatické publikování schválených dokumentů na weby společnosti.
  • Zpracovávání více než 23 000 dokumentů.
  • Významné zvýšení efektivity.

O společnosti Sanela

Sanela je předním českým výrobcem kompletního sortimentu kvalitní sanitární elektroniky. Díky vlastnímu vývojovému oddělení neustále rozšiřuje produktové portfolio podle měnících se požadavků trhu. Firma začínala v roce 1997 s desítkou zaměstnanců v bývalé sodovkárně. Dnes vykazují sesterské společnosti Sanela a Seal Electronic roční obrat zhruba 230 milionů korun a zaměstnávají více než 60 lidí. Jejich výrobky jsou distribuovány do více než 30 zemí.