Hlavní navigace

Jak RPA fungují v praxi: Tři příklady z českých firem

9. 4. 2021

Sdílet

 Autor: Depositphotos
O robotické automatizaci procesů (RPA) se hodně mluví, ale reálných příkladů z praxe je málo. Níže najdete tři, které vám ukážou, jak RPA šetří čas v administrativě a jak předchází chybám z nepozornosti. Ukážeme si, kolik času zabírá například stahování výpisů a faktur. Budete překvapeni.

1. RPA stahují bankovní výpisy a pořizují faktury pro cca 50 účtů celého konsorcia firem

Každý den pět lidí na účetním oddělení stahovalo výpisy z padesáti bankovních účtů všech firem, které patřily do skupiny. Tyto výpisy dále nahrávali do určených složek. Drobné prodlevy, které se v celém procesu nenápadně sčítají, vznikaly při čekání na stáhnutí (někdy to prostě opravdu trvá) i při nahrávání do dedikovaných úložišť (občas se někdo splete nebo přepíše název souboru). Denně tomu každý nich věnoval 1,5 hodiny. Ale hlavně tito lidé potřebovali dělat jinou, důležitější práci, protože jich bylo v týmu shodou náhod o jednoho méně, než potřebovali.

RPA se proto stará o tyto procesy:

  • každý den ve čtyři hodiny ráno stáhne robot všechny bankovní výpisy za předcházející den,
  • přes vzdálenou plochu se přihlásí do systému,
  • nahraje výpisy do Microsoft Dynamics,
  • spustí identifikaci plateb a pořizování faktur v účetním systému,
  • soubory po sobě uklidí,
  • pošle report, zda vše bylo v pořádku.

2. RPA třídí e-maily s fakturami a nahrává je do systému

Příchozí e-maily s fakturami mají často různé předměty, ne všechny obsahují slova „faktura“ nebo „invoice“. Někdy je v jednom e-mailu také více různých faktur, dokonce pro různé firmy, pokud je organizační struktura složitější. Ukládání faktur je nudná práce, ale důležitá, náchylná na chyby z nepozornosti. Pro robota ideální.

RPA neustále hlídá příchozí e-mailovou poštu. E-mail s fakturou:

  • otevře, 
  • faktury roztřídí podle firem, kterým je fakturováno, a nahraje na úložiště, kde k nim mají přístup účetní, jež pracují na home office,
  • pro snadnou kontrolu robot fakturu ukládá i s časovým razítkem
  • a fakturu nahrává také do účetního systému.

3. RPA se starají, aby proces onboardingu zaměstnanců byl hladký, bez zbytečných prostojů

Tento proces je především o tom, aby každý, kdo se ve firmě na onboardingu podílí, věděl, kdy má splnit svůj úkol. Drobnější administrativu má na starosti pouze robot.

FIN21

RPA v tomto případě:

  • zpracuje dotazník, který vyplní zaměstnanec a recruiter,
  • zadá ho do tzv. servicedesku, kde zároveň založí tickety s úkoly pro IT a další oddělení, 
  • založí mu profil v účetním programu, aby se mu počítala mzda a mohl vyplňovat docházku, a upozorní účetní,
  • přidá ho do seznamu pracovníků v organizační struktuře,
  • pracovní smlouvu zakládá do číselníku,
  • založí e-mail a login a upozorní IT oddělení.

Autorka pracuje jako RPA konzultant ve společnosti Komix.