Hlavní navigace

Jak vybrat ERP: Co byste měli vědět, aby jeho nasazení neztroskotalo

16. 4. 2021

Sdílet

 Autor: Depositphotos
Plánování podnikových zdrojů (ERP) je systém provázaných softwarových aplikací, které standardizují, zjednodušují a integrují podnikové procesy v oblasti financí, lidských zdrojů, zásobování, distribuce a dalších. ERP systémy obvykle fungují na integrované softwarové platformě s využitím jednotné definice dat ve společné databázi.

ERP byly původně vyvinuté pro výrobní podniky, ale postupně si nalezly cestu do odvětví služeb, vyššího školství, pohostinství, zdravotnictví, finančních služeb a veřejné správy. Každé odvětví má z hlediska těchto systémů své zvláštnosti. Například ERP pro veřejnou správu pracuje s řízením životního cyklu smluv (CLM) namísto tradičního zásobování a řídí se specifickými účetními standardy. Banky zase mají vypořádací procesy pro vyrovnání šeků, kreditních karet a dalších instrumentů.

Přínosy ERP systému

ERP systémy zvyšují efektivitu řadou způsobů. Tím, že integrují veškeré finanční informace v jediném systému, sjednocují finanční výkaznictví organizace. Pokrývají také správu zakázek včetně příjmu objednávek, výroby, řízení zásob, účetnictví a odbytu. Tím tyto procesy podstatně zjednodušují a chrání před vznikem chyb. Většina ERP systémů zahrnuje také nástroje pro řízení vztahů se zákazníky (CRM), a poskytuje tedy detailnější pohled na chování a potřeby zákazníků. Mohou také standardizovat a automatizovat výrobní a podpůrné procesy a sjednocovat zásobování různých jednotek v podniku. ERP systém může poskytovat i standardizovanou HR platformu pro výkazy pracovní doby, sledování výdajů, školení apod. a významně podniku usnadnit sestavování finančních, personálních a dalších výkazů pro státní úřady.

Řádně fungující ERP systém umožňuje zkrátit dobu nutnou k vykonání téměř každého podnikového procesu. Podporuje také spolupráci díky sdílení dat, a zkvalitňuje tak i rozhodování. Výsledkem standardizace a zjednodušení je v mnoha případech odstranění rigidních struktur a akceschopnější podnik, který se dokáže rychle adaptovat a lépe spolupracovat. Databázi ERP systému – byť představuje lákavější cíl – je navíc snazší zabezpečit než data rozptýlená v desítkách různých systémů.

Čtyři klíčové vlastnosti ERP systémů

Systémy ERP se liší svými funkcemi, schopnostmi a rozsahem, ale většina splňuje následující charakteristiky:

  1. Integrace do celého podniku: Podnikové procesy jsou provázané napříč odděleními a obchodními jednotkami (nová objednávka – ověření zákazníka – ověření dostupnosti produktu – vyřízení objednávky – vystavení faktury atd.)
  2. Provoz v reálném čase (nebo téměř v reálném čase).
  3. Společná databáze: Umožňuje užívat jednotnou definici dat pro celý podnik.
  4. Konzistentní vzhled a ovládání: Snižuje náklady na školení uživatelů.

Typy ERP řešení

ERP systémy řadíme do skupin podle velikosti a složitosti podniků:

Skupina 1

ERP na této úrovni slouží velkým, globálním podnikům a zvládají internacionalizaci včetně různých měn, jazyků, znakových sad, konvencí, účetních pravidel atd. Tradičně se do této kategorie řadí produkty Oracle a SAP, nověji jim konkurují i Microsoft a Infor.

Skupina 2

ERP na této úrovni slouží velkým podnikům, které mohou působit ve více zemích, ale nemají globální dosah. Může jít o samostatné subjekty nebo obchodní jednotky globálních podniků. Nabízejí určitou míru internacionalizace, ale chybí jim šíře záběru produktů 1. skupiny. V závislosti na přesnější definici se do této kategorie řadí zhruba 25 až 45 dodavatelů.

Skupina 3

Slouží středně velkým podnikům. Podporují několik jazyků a měn, ale pouze jedinou znakovou sadu. V tomto segmentu působí 75 až 100 dodavatelů.

Skupina 4

ERP pro malé podniky, v mnoha případech primárně zaměřené na účetnictví.

V posledních letech si získává oblibu cloudové ERP. Objevují se nové, výhradně cloudové ERP systémy a dlouholetí dodavatelé vydávají cloudové verze svého softwaru. Rozlišit můžeme dva hlavní typy cloudového ERP:

  • ERP jako služba: Všichni zákazníci využívají stejný kód, mohou systém podle svých potřeb konfigurovat, ale nemohou individuálně upravovat kód.
  • ERP běžící na cloudové platformě (IaaS): Tuto variantu mohou využít zákazníci, kteří potřebují specifické úpravy v kódu systému, a nemohou proto přejít na ERP ve formě služby.

Pro většinu podniků má první varianta tři výhody: nižší vstupní náklady, snazší přechod na nové verze a nezatěžování podnikového IT programováním vlastních úprav. 

Volba ERP softwaruVýběr ERP systému patří mezi nejnáročnější rozhodnutí manažerů IT. Kromě výše uvedené kategorizace existuje široké spektrum funkcí a schopností, které je nutné brát v úvahu. V každém případě je třeba zvolit dodavatele, jenž má zkušenosti v daném odvětví. Vysvětlovat nuance vašeho oboru podnikání dodavateli, který s ním dosud nepřišel do styku, je velmi časově náročné.

Zavádíme ERP

Nejúspěšnější implementace ERP zaštiťuje pověřený člen nejvyššího vedení podniku – sponzor, který obhajuje business case, zajišťuje schvalování, sleduje pokroky, předsedá řídicímu výboru, odstraňuje překážky atd. CIO s touto osobou úzce spolupracuje, mimo jiné aby byla zajištěna řádná integrace s existujícími systémy, migrace dat a modernizace infrastruktury.

Sponzor by měl také spolupracovat se všemi, jichž se týkají související organizační změny. Zavedením ERP totiž vznikají nové podnikové procesy, role, uživatelská rozhraní a pracovní povinnosti. Řízení změn může všem v podniku pomoci pochopit dopad ERP na jejich práci. S realizací změn může asistovat i externí poradenská firma.

Pět základních kroků implementace ERP

Většina praktiků ERP strukturuje implementaci následovně:

1. Získání souhlasu

Sponzor dohlíží na tvorbu schvalovací dokumentace – ekonomického zdůvodnění projektu pro vedení podniku. Dokumentace obvykle obsahuje:

  • Definici problému
  • Popis cílů a rozsahu projektu
  • Předpoklady
  • Náklady na implementaci
  • Harmonogram implementace
  • Popis rizik
  • Přínosy projektu

2. Sestavení plánu

Harmonogram uvedený ve schvalovací dokumentaci je nutné rozpracovat do podrobného plánu, který by měl obsahovat následující kroky:

  • Finalizace realizačního týmu: Klíčové osoby by měly být uvedené jménem, ostatní podle rolí. Je nutné vybrat externí partnery, typicky jde o specialisty na zavádění ERP, odborníky na řízení organizačních změn a technické experty.
  • Podpis smluv: Je potřeba uzavřít smlouvy o dodávce nového softwaru, technologií a služeb.
  • Modernizace infrastruktury: Lokální ERP systémy často vyžadují navýšení výpočetního výkonu, kapacity úložišť a zrychlení sítí. Tyto náklady částečně odpadají u cloudových ERP, ale i u nich může být určitá modernizace infrastruktury nutná.
  • Sestavení realizačního plánu a časové osy: Úkoly, závislosti, zdroje a načasování – to vše by mělo být co nejkonkrétnější.

3. Konfigurace softwaru

Nejnáročnější fáze projektu, jejímiž hlavními kroky jsou:

  • Analýza nedostatků: Znalost nedostatků existujících podnikových procesů a podpůrných aplikací pomáhá projektovému týmu stanovit, jak by měly být procesy upravené s ohledem na nový software.
  • Nastavení parametrů: Parametry se v ERP nastavují tak, aby odpovídaly novým podnikovým procesům.
  • Programování: V ideálním případě nebude potřeba v ERP softwaru nic měnit. Může být ale nutné naprogramovat rozhraní pro komunikaci s jinými systémy nebo pro migraci dat.
  • Migrace dat: Projektový tým standardizuje definice dat a zkontroluje kompletnost, kvalitu a případnou redundantnost u existujících souborů dat. Následně jsou data vyčištěna a přenesena do nového ERP.Testování. Ověřuje se funkčnost a požadovaná odezva systému.
  • Dokumentace systému: Sestavení technické dokumentace a popisu funkcí. Dodavatel obvykle poskytuje dokumentaci, kterou lze upravit pro konkrétní případ.Modernizace infrastruktury.

4. Nasazení systému

Ostrému spuštění a přechodu na nový systém musí předcházet ještě několik kroků:

  • Zaškolení pracovníků v užívání systému a přidělení příslušných oprávnění.
  • Naplánování podpory: Bude nutné odpovídat na dotazy a řešit řadu problémů.
  • Testování systému: Nový systém je nutné řádně otestovat z hlediska bezpečnosti, odezvy a funkcionality.
  • Rozhodnutí o ostrém spuštění: Jakmile je sponzor přesvědčený o připravenosti nového ERP, podnik se přepne ze starého na nový systém.

5. Stabilizace systému

Po nasazení ERP většina podniků zaznamená propad výkonnosti související s osvojováním nových rolí, nástrojů, procesů a metrik. Kromě toho způsobují potíže nekvalitně vyčištěná data a úzká hrdla v infrastruktuře. To představuje novou zátěž pro implementační tým a podporu.

Skryté náklady ERP

Ve fázi plánování běžně dochází k podcenění čtyř faktorů:

  • Změny podnikových procesů: Většina lidí je spokojená s prací v prostředí, na jaké je zvyklá. Teprve když vidí přínosy nového řešení, jsou ochotní k dalším změnám. Přesvědčit je ale obvykle trvá déle, než s čím počítal původní plán.
  • Řízení organizačních změn: Ačkoli zlepšování procesů zvyšuje efektivitu a vede k úsporám, změna vytváří nejistotu na všech organizačních úrovních. Formální program řízení změn pomáhá zaměstnancům změny přijímat. S řízením změn však většina manažerů nemá zkušenosti a má tendenci je podcenit.
  • Migrace dat: Před zavedením ERP mívají podniky řadu různých databází, často s překryvy. Vyšší nároky na čistotu a přesnost dat u ERP systému prodlužují dobu potřebnou k přechodu, obzvlášť pokud nelze snadno dohledat veškeré zdroje dat.
  • Vlastní kód: Podniky si léta upravují ERP systémy podle svého, ale není to dobrá praxe. Výrazně totiž zvyšuje náklady, vede uživatele k dalším požadavkům na nové funkce, způsobuje problémy se záruční podporou ze strany dodavatele a komplikuje přechod na vyšší verze. Většina podniků navíc podcení náklady s tím spojené.

Příčiny nezdaru ERP projektů

ERP projekty končí nezdarem z podobných důvodů jako jiné. Nejčastější příčinou je neefektivní práce odpovědného manažera, který si nedokáže získat ve firmě respekt, projekt jej nezajímá nebo se musí věnovat jiným záležitostem. Dalším důvodem bývají nevhodně nebo nedostatečně definované cíle, chabé projektové řízení, nedostatečné zdroje a nekvalitně připravená data.

FIN21

U systémů ERP se setkáváme ještě s dalšími, specifickými důvody:

  • Volba nevhodného řešení: ERP systémy, zejména systémy 1. skupiny, jsou velmi složité, s mnoha možnostmi. Mnoho podniků se domnívá, že právě ty jsou „nejlepší“ pro každého. Ve skutečnosti pouze velmi velké, nadnárodní podniky někdy využijí více než malé procento funkcí, které nabízejí ERP 1. skupiny. Pro menší organizace může být takový systém příliš velkým soustem, zatímco velkým a nadnárodním společnostem nebudou systémy 2. a 3. skupiny dostačovat.
  • Interní odpor: Každý nový program může vyvolat určitou nevoli, ale při zavádění ERP systémů k tomu dochází poměrně často. Decentralizované obchodní jednotky často vnímají finanční a jinou standardizaci v ERP jako snahu centrály zvýšit míru kontroly nad jejich činností. I přes aktivní kampaň vysvětlující přínosy nového systému není neobvyklé, že se na pobočkách najdou lidé, kteří implementaci maximálně brzdí.I skupiny, které ERP podporují, mohou být rozladěné, pokud s nimi implementační tým dostatečně nespolupracuje a nereaguje na dotazy a požadavky. Ze zklamaných podporovatelů se stávají nemilosrdní kritici, pokud mají dojem, že se s nimi automaticky počítalo, ale nedostává se jim patřičné podpory.

Autor je řídící partner poradenské společnosti Leverage Partners