Hlavní navigace

Kvalitní ERP systém zvládne i vytěžování dokumentů

Sdílet

 Autor: Solitea.cz
Nebaví vás přepisovat údaje z PDF faktur do vašeho ERP systému? Nejste v tom sami. Více než 90 % českých firem dennodenně přijímá faktury v podobě, která neumožňuje jejich další automatizované zpracování, tedy na papíře nebo v elektronickém PDF formátu. Takové doklady je pak nutné oskenovat nebo stáhnout, uložit, otevřít a kolonku po kolonce přepsat do ERP systému. Příjemce faktury tím ztrácí cenný čas a riskuje chyby vzniklé nepozorným přepisem. Je možné se této nepříjemné činnosti vyhnout?

Kvalitní ERP systém to dokáže

Řešením je pořídit si takový podnikový informační systém (ERP), který kromě řady jiných „vychytávek“ zvládá i takzvané vytěžování dokumentů. To znamená, že umí převést data z PDF nebo obrázku přímo do příslušných polí v systémovém formuláři faktury. S ní pak ERP dál pracuje: dokáže ji zaúčtovat, vygenerovat k ní související doklady, uskutečnit skladové pohyby, vytvořit balíkovou průvodku… prostě cokoliv, na co je konkrétní informační systém nastavený a co od něj uživatel požaduje.

Matěj Štochl, Solitea

Matěj Štochl, Solitea

Jedním z ERP systémů, které vytěžování dokumentů nabízejí, je Solitea Byznys. „Účetní ve firmách tráví neproduktivním přepisováním faktur obrovské množství času. S pomocí vytěžování dokumentů jich ale drtivou většinu přenesou do Byznysu doslova jediným stiskem tlačítka a můžou se pak věnovat činnosti, která je opravdu důležitá: ekonomickým statistikám, plánování a rozborům,“ říká ředitel obchodního oddělení Solitea Byznys, Matěj Štochl.

Byznys dokáže vytěžit i problémové faktury

ERP Byznys je jedním z produktů IT kolosu Solitea. Tato rychle rostoucí společnost dodává na trh celé spektrum informačních, účetních, mzdových a pokladních systémů a při jejich vývoji zúročuje obrovské know-how stovek vývojářů a konzultantů. Její velikost je zárukou stability, což je při pořízení ERP systému jedním z hlavních kritérií. Jedině silný dodavatel vám totiž dokáže zaručit, že o váš systém bude pečovat další desetiletí a že jeho produkt poroste spolu s vámi.

Jak funguje vytěžování dokumentů v ERP systému Solitea Byznys? Elektronicky přijaté faktury s PDF nebo skenem v příloze se do systému dají přijímat jak přes sběrný e-mail, tak i prostřednictvím komponenty zabudované do poštovního klientu. Pro vlastní převod údajů jsou pak k dispozici dvě možnosti:

  • U standardních faktur, kterých je převážná většina, k tomu stačí jediný stisk tlačítka v poštovním klientu. Během několika vteřin se údaje z PDF nebo obrázku převedou přímo do příslušných polí ve formuláři faktury. Program současně fakturu ve webovém klientu Byznysu otevře a nabídne k doplnění či případné úpravě údajů.
  • Data ze složitějších nebo problémových faktur se do systému dají přenášet prostřednictvím webové aplikace. Ta vám zprostředkuje ruční vytěžení, kontrolu a následný přenos dat do Byznysu. I v tomto případě se jedná o intuitivní, rychlý a velmi jednoduchý proces.

Výhody takto nastaveného převodu dat jsou evidentní.

  • Zbavíte se nudného přepisování dokladů a ušetříte významné množství času.
  • Do systému Solitea Byznys tak převedete i tisíce faktur měsíčně, aniž by vás to časově zatěžovalo.
  • Nemusíte přemýšlet, kam PDF uložíte. Originální doklad se automaticky připojí k faktuře v Byznysu.

Účetní neřeší rutinu, ERP systém automatizuje 90 % účetních operací

Pohodlný příjem a import faktur není jediným přínosem, který ERP software nabízí. Informační systém dokáže automatizovat až 90 % účetních operací. Jedinou podmínkou je, aby v systému byla správně nastavená pravidla pro účetnictví, kterými se daná firma řídí. Účetní pak neřeší rutinní práce.

Automatizace v účetnictví je v ERP systému založená především na sofistikovaně nastavených předkontacích a procesu workflow, který automaticky řídí činnosti navazující na příjem faktury.

Péče je náš Byznys

Informační systém Solitea Byznys je určený pro střední a větší firmy, kterým dokáže zajistit řízení všech procesů v rámci jediného celku. Jedná se o komplexní řešení pro účetnictví, daně, mzdy, personalistiku, skladové hospodářství, řízení výroby, logistiku či servis. Uživatelům dokáže zajistit i projektové řízení, finanční analýzy, statistické výkazy a reporty.

Velmi důležitou strategií společnosti Solitea Byznys je také propracovaná péče o zákazníky. Spolu s implementací systémů můžete získat i osobního konzultanta, který vám bude k dispozici vždy, kdykoliv ho budete potřebovat.