Hlavní navigace

Nízká efektivita firemních procesů připravuje firmy až o 20 % tržeb

13. 4. 2021

Sdílet

 Autor: Onlio
Velká část firem přichází až o 20 % svých příjmů z důvodu nízké efektivity obchodních a administrativních procesů. Nejde však jen o ztrátu způsobenou neefektivním oběhem dokumentů či pomalými procesy v rámci obchodního fungování. Velkým problémem je také nedostatečná automatizace a robotizace práce v oblasti účetních, schvalovacích a archivačních procesů. To jsou slova předsedy představenstva společnosti Onlio Jiřího Vovsa.

V souvislosti s tématem efektivity je běžné hovořit spíše o výdajích. Vy však v tomto kontextu zmiňujete otázku příjmů. Co vás k tomu vedlo?

Tématu efektivity se věnujeme po dlouhá léta. Nutno dodat, že všechny produkty, které naše firma poskytuje, s ní velmi úzce souvisejí. Diskuze o nákladech je u tématu efektivity, jak říkáte, poměrně běžná. Je to dáno tím, že výdaje jsou snadno představitelné a také vyčíslitelné. Pokud nemáte optimalizované například účetní procesy, je jasně patrné, že máte nadbytek finančních asistentů. My jsme se ovšem v průběhu let začali soustředit na ušlé zisky způsobené neefektivním fungováním obchodních a projektových týmů. Tato část je poměrně málo popisovaná. Přitom celkový dopad na hospodaření firmy je mnohem významnější než v případě nákladů.

Oněch 20 % je poměrně zásadní číslo. Jde o specifikum v rámci České republiky? Jak vnímáte srovnání s ostatními státy?

Myslím, že se nijak zásadně neodlišujeme od světového průměru. To dokazují i data analytické společnosti International Data Corporation (IDC), podle kterých firmy každoročně ztrácejí 20 až 30 % svých příjmů. Myslím, že v rámci České republiky vzniklo i několik úspěšných projektů, které společnostem pomáhají s řešením v této oblasti. Je podle mě dobré, že si organizace může zvolit lokálního partnera, který zná specifikace středoevropského trhu a poskytuje podporu v daném jazyce.

Nicméně nevzalo aktuálně toto téma s ohledem na epidemii koronaviru trochu zasvé?

Je tomu spíš naopak. Spousta firem se právě nyní musí z finančních důvodů soustředit na zvýšení efektivity, a to v ideálním případě tak, aby se jejich organizace postupně vrátila do normálního fungování a nejlépe vyšla z krize ještě silnější. Spousta dnes významných světových firem byla tak trochu ukována krizí v roce 2008. Určitě bych nedoporučoval čekat. Kromě toho způsobuje značné části firem také komplikace práce na home office. Jsou společnosti, které na takové fungování nebyly připravené, a záhy se ukázalo, že je toto téma třeba co nejrychleji řešit. Příběhy o ochromení firmy z důvodu nedostatečné připravenosti na práci na dálku slyšíme od potenciálních zákazníků téměř denně.

Zmínil jste produkty vaší společnosti. Když jsme tedy u lokálních poskytovatelů, řekněte nám něco o tom, čím se zabýváte.

Naše společnost Onlio se soustředí na vývoj a implementaci produktů, které firmám pomáhají s jejich firemními procesy. Naším vlastním produktem je platforma eDoCat, která jako Document Management System (DMS) slouží pro centrální správu dokumentů, řízení a automatizaci jejich oběhu po organizaci. Zde se bavíme o koloběhu firemních dokumentů od A do Z. Velmi silní jsme zejména ve zpracování dokumentace v systému řízení jakosti a účetních dokumentů. Kromě toho jsme jedním z největších integrátorů produktů Atlassian, tedy nástrojů, které slouží pro projektový management a agilní vývoj. Nejznámějším řešením z této rodiny je bezesporu systém JIRA Software, který zná patrně každý IT ředitel v České republice.

Přece jen se musím zeptat. Není téma automatizace a robotizace oběhu dokumentů spíše záležitostí pouze velkých nadnárodních podniků?

Určitě není. Pokud podnik začne toto téma řešit až ve chvíli, kdy doroste do označení „velká firma“, je už pozdě. Většinou jde pak již o řešení závažných problémů spojených s operativním provozem společnosti. V našem případě máme připravené řešení pro SMB firmy, ale také pro nadnárodní korporace.

Zní to možná zvláštně, ale pokud je systém modulární a široce nastavitelný, aby se přizpůsobil potřebám vaší firmy, pak není s jeho rychlou implementací problém. eDoCat přináší zkušenosti s řadou implementací napříč vertikálami, a pokrývá tak naprostou většinu požadavků již v základní podobě produktu.

Náš nejmenší klient provozuje eDoCat DMS v cloudu pro pět uživatelů a spravuje nízké tisíce dokumentů. Největší klient si pro eDoCat vyhradil několik úzce specializovaných serverů ve své infrastruktuře, má tisíce uživatelů, v repozitáři desítky milionů dokumentů a denní přírůstek se pohybuje v řádu desítek tisíc kusů. eDoCat DMS vyniká a u zákazníků boduje hlavně svojí univerzálností a škálovatelností. Jednoduše – roste s malou společností až do chvíle, kdy se stane tou zmiňovanou „velkou firmou“.

Bohužel velká část menších a středních firem jde cestou výběru neflexibilního řešení. Řekněme si upřímně, jaká je šance, že se například řešení velkých softwarových gigantů plně přizpůsobí potřebám vaší firmy? Velmi malá.

Obdobně však požadavky vedoucí k tzv. zákaznickému vývoji výrazným způsobem zvyšují náročnost implementačního projektu a zásadně i jeho cenu. A právě identifikace optimální kombinace základní funkcionality a nastavení na míru je klíčem k úspěchu.

Potýkáte se s takovými případy často?

Dokonce bych si dovolil říct, že jde o většinu našich obchodních případů. Často za námi chodí firmy, které už s DMS mají zkušenost a dokážou velmi dobře popsat, co jim nevyhovuje. Nejčastěji jde právě o to, že se společnost musí přizpůsobovat zvolenému řešení, ne naopak. Velice častým tématem je také rychlost systému. Je nutné mít na paměti, že například vyhledávání mnohdy mezi statisíci až desítkami milionů dokumentů je úskalím celé řady softwarů v této oblasti. Bohužel náprava takového stavu je často velmi komplikovaná po jiné než technické stránce. V dané firmě může totiž po dobu využívání nevyhovujícího řešení vzniknout značný odpor k nástrojům podobného typu. Není to pak jen o technickém řešení, ale o motivaci a edukaci týmů na straně klienta.

Jiří Voves, předseda představenstva společnosti Onlio
Autor: Onlio

Jiří Voves, předseda představenstva společnosti Onlio

Dotkněme se ještě tématu robotizace a umělé inteligence (AI). Je to často zmiňované téma ve většině oborů. Skutečně má ve vašem segmentu takovou váhu?

Máte pravdu v tom, že se robotizace a AI postupně stávají trochu buzzwordy. Na druhou stranu náš segment je na jejich nástup poměrně dobře připravený. Představte si vysoce standardizované procesy, kde však často vznikají nové opakující se úkony. Dále je zde také již vysoce etablovaná OCR technologie, která umožňuje pohodlnou práci s textem či obrázky. Část procesů lze efektivně řešit roboty minimalizujícími manuální činnosti uživatelů a s částí rozhodnutí může pomoci zase AI.

V neposlední řadě musíme zmínit, že zde nemá velký dopad problém, který zásadně blokuje nástup AI v nejrůznějších oborech, a to jsou etická dilemata. V našem oboru jsou také již velmi daleko velcí softwaroví giganti jako například Google, který své technologie nabízí i dalším firmám v rámci svých cloudových služeb.

Když se podíváme na konkurenci, jak vnímáte například nástroje pro týmovou spolupráci jako Google Drive či Microsoft One Drive? Nemohou tuto úlohu ve firmách jednoduše a spolehlivě zastat?

Je třeba rozlišovat mezi nástroji pro týmovou spolupráci a platformou typu DMS. Jako finanční ředitel patrně nechcete, aby si mohl šablony smluv kdokoli libovolně upravit či spoléhat na to, že vaši zaměstnanci budou zcela samostatně dodržovat oběh dokumentů ve firmě a dobrovolně evidovat jednotlivé kroky. Chcete, aby systém jednak usnadnil práci, ale zároveň také potřebujete, aby zajistil pevné mantinely a pravidla. Devízou DMS systémů ve srovnání se zmíněnými cloudovými úložišti je právě jejich schopnost vynutit si na uživatelích dodržování firemních pravidel.

Jak vlastně probíhá implementace takového systému? Co bych měl očekávat?

Implementace se často týká celé řady agend od právních a účetních procesů po obchodní a administrativní činnosti. Systém se stane takovým středobodem společnosti. Většinou doporučujeme firmám začít s implementací jedné konkrétní agendy, na níž se firma naučí s DMS pracovat a získá zkušenosti, na jejichž základě se pak navrhují další konkrétní procesy. Zároveň se IT tým na straně klienta naučí pracovat s administrační částí systému. Náš systém dává klientům velkou autonomii. Většina našich zákazníků je schopná si systém obsluhovat pouze s naší supervizí například jen pro konkrétní strategické úkony.

To se ale patrně týká spíše velkých firem, které mají IT dimenzované pro podobné účely, že?

Určitě ne. Jak jsem již zmiňoval, naše platforma eDoCat je modulární. Tedy i SMB klienti si bez problémů zvládnou po našem zaškolení systém administrovat samostatně. Náš tým připraví rozhraní tak, aby odpovídalo potřebám a velikosti firmy a jeho správa byla vyhovující například pro nějakého specialistu v rámci interního týmu. Zásadní výhodou je, že tak, jak roste firma, roste s ní i naše řešení. Tak či onak začíná každá implementace analýzou, kdy se identifikují potřeby společnosti a jednotlivé dokumentové typy a procesy s nimi spojené. Firmy zpracovávají dlouhou řadu různých druhů dokumentů od faktur, interních směrnic přes výrobní a personální dokumentaci až po smlouvy. Jejich počet a objem může být obrovský a související procesy pak extrémně komplexní. Proto je na počátku třeba spolupráce s naším expertním týmem. Pokud se vše dobře nastaví, denní operativa a změny jsou pak již plně řiditelné samotným klientem.

Jak dlouho přibližně trvá implementace takového systému a jak je to se spojenými náklady?

Samozřejmě záleží na konkrétním případu. Nicméně průměrná doba implementace činí dva až tři měsíce. Pokud bychom se bavili o opravdu velkých projektech, kde řešíme miliony či desítky milionů dokumentů, jde zpravidla o jeden rok. Teď k nákladům na implementaci. Jak jsem již říkal na začátku, pro firmu znamená implementace úspory na straně nákladů, ale také zvýšení efektivity na straně příjmů. Pokud budeme realisté, amortizace implementačních nákladů a nákladů na pořízení softwaru obvykle není otázkou více než jednoho roku, maximálně dvou let. Podle dostupných informací a průzkumů se v současné „době covidové“ návratnost výrazně zkracuje a nasazení obdobných systémů přináší nezbytnou konkurenční výhodu.

Je nějaké specifikum vašeho řešení eDoCat v rámci DMS platforem?

Určitě je jich celá řada. Předně se zaměřujeme na rychlost odezvy systému v běžných situacích, se kterými se uživatelé každodenně potkávají. Jde o věc, která je zcela zásadní pro dobré přijetí systému zaměstnanci na straně klienta. Také je to jeden z největších problémů, kvůli kterému k nám přicházejí noví zákazníci z jiných platforem. Dalším specifikem je naše zaměření na robotizaci procesů, takzvané RPA. Zjednodušeně řečeno v rámci našeho systému funguje robot, kterého mohou uživatelé využívat pro jednoduché odbavení rutinních a manuálních úkonů na základě vyhodnocení metadat dokumentů.
Pracujeme také na strojovém učení a AI pro naše roboty, což má za cíl využít znalosti historie zpracování dokumentů v dané organizaci s cílem dále usnadnit práci uživatelům i snížit chybovost zpracování. Na tomto projektu spolupracujeme s Univerzitou Hradec Králové.

Ještě bych zmínil určitě jednu zásadní oblast, jíž je pohodlná integrace na další systémy třetích stran. Je řešená buď formou rozšiřujících modulů, které máme k dispozici, nebo pomocí naší spolupráce s platformou Integromat, kdy lze náš systém jednoduše propojit v podstatě s kterýmkoliv systémem. A to při dodržení všech zásad spojených s bezpečností.

Zmínil jste bezpečnost. To je zásadní téma dnešní doby. Jak je řešená v tomto případě, kdy se hromadí na jednom místě větší množství citlivých dokumentů?

To je výborná otázka, možná bych ji ještě rozšířil o GDPR, což je další klíčový prvek. Náš systém je dostupný nejen v režimu SaaS (cloud), ale také jako on premise řešení. Nejnáročnější klienti tedy jistě ocení možnost provozovat systém v rámci své infrastruktury, na vlastních serverech. SMB klienti pak často dávají přednost cloudovému řešení. Samozřejmostí je garance podpory provozu podle SLA.

Určitě bych také zmínil v této souvislosti rozsudek Soudního dvora EU ve věci Schrems II. Podle něj již firmy nemohou osobní údaje ukládat na serverech v USA, ale ani na evropských serverech, které jsou z USA servisované. To je složité téma a často zásadní komplikace u velkých nadnárodních řešení. Tato problematika se samozřejmě bude s dalšími úpravami GDPR dále měnit.

V případě volby lokálního poskytovatele s garancí umístění dat v ČR nebo EU podle volby klienta je toto zcela bez problémů. Navíc většinou je naše řešení i cenově výhodnější.

Využiji toho, že jste zmínil cenu řešení. Jak je možné provozovat škálovatelnou platformu podle vašeho popisu, a zároveň být cenově výhodnější než velké softwarové společnosti?

Na to vám moc rád odpovím. Naše platforma eDoCat totiž z velké části stojí na open source technologiích. Tou hlavní je ECM software Alfresco CE. To má pro nás i pro naše klienty zásadní dopady:

• Data se bezpečně ukládají do dlouhodobě osvědčeného formátu úložiště Alfresco s gigantickými referencemi po celém světě. Nejde tedy o riziko „malého řešení“. Pro klienty to přináší i jasnou a bezpečnou „exit strategy“ pro případ, že by chtěli DMS dále rozvíjet bez spolupráce s námi.

• Architektura eDoCatu využívá úložiště Alfresco, ale přináší námi vyvinuté uživatelské prostředí a řadu nových funkcí pro byznys uživatele.

Tato architektura zásadně zrychluje naši schopnost vývoje a zavádění nových funkcí, s pomocí spolupráce s univerzitou jdeme cestou robotizace a AI, a díky tomu můžeme nabídnout špičkové řešení za dostupnou cenu.
Tohle je celé kouzlo naší ceny.

Řekněte nám prosím něco o svých klientech. Jaké zajímavé reference máte v klientském portfoliu?

Mezi naše zákazníky patří celá řada významných společností jako například česká Synthesia, slovenský Chemosvit, Glanzstoff Bohemia, která je součástí v Thajsku sídlící skupiny Indorama, pozoruhodná společnost Prusa Research nebo Livesport, globální lídr svého trhu, společnost Windmöller & Hölscher nebo německý retailový gigant Globus. Kromě toho máme i tým věnující se převážně SMB klientům jako například Gumex, Dopravní podnik města Opavy, Sanela, E-Consulting a podobně. Každý náš zákazník tedy dostane přesně to, co potřebuje. Bez ohledu na to, zda jde o nadnárodní korporaci, či menšího SMB klienta. Tomu jsou, jak jsem již zmínil, přizpůsobené i naše týmy.

A co zajímavého čeká vás? Jaké významné aktivity plánujete pro rok 2021?

Kromě produktových novinek, které se chystáme uvolňovat mnohem rychleji než loni, máme aktuálně trochu netradiční téma. Nyní uskutečňujeme odštěpení divize Atlassian do samostatné akciové společnosti Onlio APS. K tomuto zásadnímu kroku nás vede několik důvodů.

Jednak naší platformě eDoCat chceme poskytnout dostatek prostoru pro nadcházející zásadní kroky. Jako například expanze na zahraniční trhy, užší spolupráce s akademickou sférou v oblasti robotizace procesů a AI nebo budování partnerské sítě. Máme velký silný produkt, který potřebuje 100% fokus celé společnosti.

Kromě toho se naše dlouholetá divize Atlassian stane samostatnou společností. Dlouhodobě jsme #1 v licenčním byznysu na CZ&SK trhu v segmentu řešení Atlassian, a to s velkým náskokem. Aktuálně také významně posilujeme naše konzultingové služby. Zároveň má tým před sebou zásadní výzvu v podobě ukončení platformy Server ze strany výrobce Atlassian. To přináší zvýšený objem konzultačních a migračních projektů na cloudové řešení nebo platformu Atlassian DataCenter.

Obě společnosti dostávají příležitost k efektivnímu růstu nejen organickému, ale i akvizičnímu.

Od jasného rozdělení si také slibujeme další zvýšení efektivity jak po stránce organizační struktury a procesního řízení, tak i v lepší profilaci v oblasti marketingové komunikace.

Autor článku