Hlavní navigace

Softwarové roboty šetří finance, čas – a nedělají chyby

25. 4. 2022

Sdílet

 Autor: Depositphotos
Využití inteligentní automatizace v organizacích dlouhodobě stoupá. Robotizace a automatizace jsou totiž procesy, o které se ředitelé podniků zajímají stále více. Koronavirová situace tento trend ještě podpořila – stala se jakýmsi katalyzátorem – a je jasné, že v roce 2022 ještě více akceleruje.

Vykonávají rutinní procesy. Jsou řešením na nedostatek lidských zdrojů. Pracují kdykoliv, mnohem rychleji a přesněji než nejvýkonnější zaměstnanci. Bez odmlouvání provádějí bezobslužně automatické scénáře. A výraznou měrou pomáhají i v době koronavirové. Řeč je o softwarových robotech. Nejsou to klasičtí roboti tak, jak je známe, tedy s lidskou tváří ani z plastu a nejde ani o ty průmyslové, jde o roboty, které svůj život žijí ve výkonných serverech. Jako odborné označení se pro ně ujal výraz robotická procesní automatizace (anglicky robotic process automation, tedy RPA). Nabízí neinvazivní a škálovatelnou technologii s rychlou implementací a návratností.

Na robotickou práci se najímá robot v cloudu

Digitalizace, robotizace a automatizace se již před mnoha lety staly nezbytnou součástí strategického uvažování všech manažerů a podnikatelů, kteří neustále hledají rezervy ve firmách, aby jim neujel vlak a neztratily konkurenceschopnost. Ve stále více konkurenčním prostředí je možnost přizpůsobit se jediným řešením, jak mohou podniky být o krok před svou konkurencí. Aby se dokázaly adaptovat, musejí se rychle a efektivně rozhodovat. Až donedávna měli manažeři jen několik cenově nákladných možností, jak řešit problémy efektivně; mohli najmout více lidí, koupit řešení třetí strany anebo přizpůsobit svůj systém plánování podnikových zdrojů (ERP).

Automatizací procesů ve firmách lze ušetřit nejen nemalé finanční prostředky, ale především zaměstnancům uvolnit ruce od běžných a mnohdy ubíjejících stereotypních úkonů. A je jedno, zda jde o přepisování údajů mezi jednotlivými systémy, evidenci faktur, řešení reklamací, vratek, zpracování mezd, vyplňování reportů, posílání emailů či notifikačních zpráv, archivaci podkladů, řešení objednávek nebo úkonů spjatých s žádostí o jejich stornování. Tyto úkony zaměstnance ubíjejí, proto dochází k jejich fluktuaci, nové není v současné době kde brát a s nadsázkou by se dalo říct, že z nich dělají roboty. Proč je tedy nesvěřit právě robotovi? „Softwarové automaty využívají definované podmínky, nebo technologie strojového učení pro řešení konkrétních úloh. Robotická automatizace nejenže zvládne vše vyřešit, ale zvládne to daleko rychleji a bez chyb,“ vysvětluje Viktória Lukáčová Bracjunová, vedoucí oddělení robotizace a automatizace ve společnosti Soitron.

Zpracování faktur robotem a běžným způsobem

Robotická automatizace procesů tak představuje ohromnou příležitost k transformaci procesů, které jsou neefektivní. Díky nim mohou podniky zkrátit vývojové cykly a zvýšit účinnost za daleko nižší náklady. Hlavní výhodou softwarových robotů je jednoduchá a rychlá integrace do původních firemních systémů. Prakticky jakéhokoliv robota lze skamarádit s nejrůznějšími aplikacemi a softwarem. Trvá to jen pár týdnů. I v menší firmě se investice zpravidla vrátí do půl roku. „Například finanční oddělení organizací patří nejčastěji mezi ty, které musejí činit množství manuálně a časově náročné administrativy. RPA jim může pomoci například s bezproblémovou evidencí faktur, automatizací různých reportů, zlepšit platební disciplínu klientů či zjednodušit účtování bankovních výpisů,“ upřesňuje Viktória Lukáčová Bracjunová. Pro tyto procesy platí přesně definovaná pravidla, ale jejich naplnění pro zaměstnance není jednoduché.

Článek vyšel v tištěném vydání časopisu CFOworld. Pokud si časopis chcete přečíst celý, můžete si ho koupit i v digitální formě.

Kromě rozhovoru najdete v magazínu například i informace o tom, jaké změny se týkají letos a napřesrok datových schránek.

Věnovali jsme se i volbě ERP systému, tedy investici, která si zaslouží hlubokou analýzu. A pro vaši inspiraci přinesli několik zajímavých firemních aplikací, které mohou citelně zjednodušit, urychlit a zefektivnit pracovní činnosti vás i vašich podřízených.

Společnosti denně přijímají i velké množství dokumentů, z nichž roboty dokážou pomocí OCR (Optical Character Recognition) technologie vytěžit potřebná data a dokumenty zpracovat. Rovněž umožňují efektivněji řídit procesy napříč složitými firemními infrastrukturami. „Z praxe jsme zjistili, že při zpracování faktur robot ušetří až 60 % pracovního času zaměstnance. V absolutních číslech to znamená, že za jednu hodinu dokáže zaevidovat až o 37 faktur více,“ vypočítává Viktória Lukáčová Bracjunová. S RPA mohou organizace nastartovat a automatizovat tyto procesy tak, aby fungovaly nejen bez API (Application Programming Interface), ale také bez nutnosti něco měnit. API není totiž nutné. Technologie robotické automatizace procesů je totiž naprogramována tak, že si učiní úkony obdobně, jak by to udělala obsluha – na pozadí pracují přímo v různých aplikacích, uskutečňují validace, kopírování informací, vkládají a přepisují data, otevírají emaily včetně příloh, reportují, a to vše přesně podle předem nadefinovaného scénáře.

RPA onboarding umožní zaměstnanci pracovat v den nástupu

IT správci potom mohou nastavit své RPA platformě optimální počet robotů pro zpracování například reklamací, vratek, faktur či onboardingu (příchod a odchod zaměstnanců) apod. Právě při zavedení automatického onboardingu lze ve společnosti ušetřit mnoho rutinní práce, vyvarovat se chyb a zaručit, že v době nástupu bude mít zaměstnanec pro výkon své činnosti vše potřebné (notebook, založený email, přístup do ERP apod.). Toho lze snadno dosáhnout v centralizovaném dashboardu, který se připravuje na míru.

cybersecurity22

Personální oddělení je srdcem každé společnosti. Poskytuje zaměstnancům podporu a poradenství a zajišťuje spoustu každodenních administrativních úkolů, které udržují firmu v chodu. Každého zaměstnance společnosti provází od nástupu až po ukončení pracovního poměru. Řada činností, které oddělení dělá, se opakuje, je časově náročná a dělají se ručně. Jde o činnosti, které vyžadují pozornost, jsou neefektivní a vedou k častým chybám. A právě i s nimi může pomoct technologie RPA.

Dokončení: Celý článek je možné si přečíst po zakoupení digitální formy časopisu.