Hlavní navigace

Význam digitalizace dokumentů roste. Nejen kvůli home office

1. 2. 2021

Sdílet

 Autor: Depositphotos
V současné situaci mnoho zaměstnanců pracuje v režimu home office, a tím pádem nemá přístup k dokumentům, které jsou na jeho pracovišti. To ale není jediný důvod pro nárůst důležitosti digitalizace dokumentů. S ní je spojená spousta výhod, mezi které patří například úspora nákladů nebo vyšší bezpečnost.

Podle odborníků jsou navíc společnosti investující do digitalizace obecně napřed a snáze se vrátí do normálu. Mezi základní digitalizační funkce patří OCR zpracování spočívající v rozpoznávání jednotlivých písmen v naskenovaném dokumentu. Následně je možné v něm vyhledávat konkrétní výrazy, ale také jej upravovat.

Dalším krokem digitalizace dokumentů je takzvané vytěžení, což je identifikace specifických údajů (typu částky na faktuře) a jejich automatizovaný přepis do dalších podnikových systémů. Podle společnosti Konica Minolta mohou firmy pomocí digitalizace zefektivnit například oblasti automatizovaného zpracování dotazníků, osobních dokladů, vyúčtování či mzdových listů. Dalším krokem pak může být napojení na další podnikové systémy nebo na automatizované firemní procesy.

Důvody a výhody

K hlavním kladům digitalizace dokumentů patří snadná dostupnost informací, možnost vyhledávání v datech a úspornost, a to jak místa, tak finančních prostředků. Odpadají náklady na tisk papírových dokumentů, ale také na jejich skladování.

K dalším benefitům patří rychlý přístup k informacím a jejich jednoduché sdílení mezi uživateli. Navíc je díky digitalizaci eliminováno riziko spojené se zničením dokumentů v papírové podobě, a dochází tak k ochraně dat. Důsledkem digitalizace je také zrychlení práce a zefektivnění pracovních postupů. „Co se týče celkových úspor, máme spočítáno, že využitím digitalizačních služeb, urychlením vyhledávání a automatizací dokumentových procesů může SMB firma dosáhnout ročních úspor až tři čtvrtě milionu korun,“ uvádí konkrétní čísla Lukáš Král, produktový manažer ECM Konica Minolta Business Solutions Czech.

FIN21

Hlavní je s digitalizací začít

Podle Jaroslava Hanáka, prezidenta Svazu průmyslu a dopravy ČR, vyšlo najevo, že v současné recesi měly výhodu podniky, které už do své digitální transformace investovaly, a jejich průzkum ukázal, že investice do digitalizace zvažují jako cestu z krize především velké firmy. „Stejně by ale měly uvažovat i střední a menší společnosti, které jsou k dopadům podobných krizí náchylnější. Je potřeba se poučit a investice v této oblasti nepodcenit,“ doplňuje. Elektrotechnická asociace České republiky doporučuje ve svém návrhu na začlenění a rozšíření doprovodných služeb využívajících smart technologie začít s digitální transformací co nejdříve, jak je to jen možné, a postupovat po malých krocích. Radí tedy neodkládat začátek, získávat zkušenosti a učit se za pochodu.

Digitalizace se dostává i do zákonů

Letos v červenci začala platit část novely zákoníku práce týkající se doručování pracovněprávních písemností. Zavádí například doručování prostřednictvím datové schránky. To bylo možné již dříve, ale souviselo s tím několik podmínek, jako je například opatřovat písemnosti zasílané elektronickým způsobem takzvaným uznávaným elektronickým podpisem. „Tento typ podpisu totiž má k dispozici jen velmi malý okruh zaměstnavatelů v ČR, a tím spíše minimální počet zaměstnanců. Na základě této novely zákoníku práce by mohl stačit jen ‚prostý‘ elektronický podpis, za který se považuje např. naskenovaný vlastnoruční podpis či e-mailová patička,“ popisuje Jaroslava Rezlerová, generální ředitelka ManpowerGroup.