Představte si zemi, kde je právě zaváděna první železnice. Ve finančních ústavech už vědí, že existuje nový dopravní prostředek, někteří už dokonce vyzkoušeli jízdu. Ale většina nadále pokračuje v budování infrastruktury a školení lidí pro dopravu koňskými povozy. Města a obce už mezitím postavily vlastní nádraží, kam vlak přijíždí několikrát denně. Vykládání a nakládání zboží patří k jejich každodenní rutině. Už se naučili nově plánovat přepravu a nově řešit skladování. Tak by bylo možné s určitou nadsázkou popsat současný stav zavádění elektronických dokumentů.
Metafora by mohla pokračovat i tím, že ve finančním sektoru si mnoho lidí vůbec neuvědomuje, že dochází k přelomové změně. Na jedné straně existuje svět, kde základem všeho je listina opatřená ručním podpisem, která se zpravidla v určité fázi procesu skenuje. Na druhé straně vzniká svět, kde tím základem je elektronický dokument, ze kterého lze v určitých situacích udělat papírový výjezd. To znamená jiné procesy, jinou skladbu práce, změny ve způsobu obsluhy zákazníků, architektuře informačních systémů i celkové mentalitě.
Datové schránky – brána do elektronického věku
Stačí připomenut datové schránky, které jsou tou hybnou silou, jež převedla veřejnou správu do vyspělejšího vývojového stádia. Pro mnoho lidí ve finančních ústavech jsou ale pořád jen „zabezpečeným e-mailem.“ Datové schránky jsou skutečně důkladně zabezpečené. Ale mnohem podstatnější je, že se jedná o kanál od začátku vybudovaný přesně podle požadavků legislativy. Vznikl tak systém pro zabezpečenou výměnu dat a dokumentů s otevřeným rozhraním, který dává uživateli jistotu, že jakmile dokument vložil, bude s ním zacházeno naprosto korektně a v souladu se všemi zákony a předpisy. Tento systém potvrzuje identitu odesilatele se stejnou silou jako notářské ověření a zajišťuje i integritu a nepopiratelnost předávané zprávy.
To má dopad na podobu procesů i na myšlení lidí. Díky datovým schránkám se i na tom nejmenším místním úřadu naučili, že základem komunikace jsou elektronické dokumenty a nikoliv papír. Všechny nově instalované systémy ve veřejné správě pracují s tím, že originál je elektronický. Na stanovištích asistované obsluhy sítě Czech POINT jsou tyto originály převáděny zdarma nebo za úplatu do listinné podoby. Inteligentní formuláře, které jsou k dispozici tisícům uživatelů, si při vyplňování „sahají“ pro data na ministerstva obchodu, financí, vnitra, spravedlnosti a řadu dalších míst.
Úřady, které bývaly pověstné svou strnulostí, dnes dokážou zavádět změny rychlostí, o jaké se většině komerčních organizací ani nesní. Vezměme třeba zprovoznění matričních agend v rámci sítě Czech POINT. Jedná se o třicet poměrně komplikovaných procesů s propojením do jednoho nejzabezpečenějších systémů státní správy ISEO (informační systém evidence obyvatel). To je něco, co můžeme přirovnat k zavedení 30 finančních produktů. Czech POINT to zvládl během několika týdnů, ani kvůli tomu nepotřeboval školit uživatele.
Státní správa tak postupuje, přestože elektronické dokumenty s právním účinkem dosud trápí některé legislativně technické otázky dlouhodobé úschovy a archivace. Ukazuje se tak, že mnohem podstatnější je změna mentality – zbavit se představy, že pevné a spolehlivé je jen to, co mohu vzít do ruky. „Papír je papír, a co je psáno, to je dáno,“ dala by se taková představa shrnout. Podobně se možná cítili naši předkové před tisíci lety, když přecházeli na médium tak křehké a hořlavé jako je papyrus, a později, když přecházeli z papyru na papír. Konec konců, alexandrijská knihovna by neshořela, kdyby v ní nebyly papyrové svitky, ale byla vytesána do kamene. Jenže kdyby měla být tesána do kamene, tak by vůbec nevznikla! Až přechod k flexibilnějšímu (a méně trvanlivému) médiu umožnil vznik literárních děl, jak je známe dnes. Stejně tak současný přechod k elektronickým dokumentům otevírá možnost realizovat nové procesy a činnosti, donedávna prakticky nemyslitelné.
Mrtvé papíry a živé dokumenty
Zkuste se ale podívat do bank! Tam jsou nadále vytvářeny stohy mrtvého papíru, který je v nejlepším případě převáděn přes skener do elektronické podoby, aby se s ním dalo aspoň trochu rozumně pracovat. Nedávno jsem měl možnost jednat v jednom finančním ústavu, kde jsou – podle vlastního přesvědčení – v elektronizaci o tři roky před ostatními. Poté jsem se podíval na webovou stránku banky do sekce „dokumenty ke stažení“. Byly tam vzory v PDF a MS Word – text s vytečkovanými chybějícími údaji. Takhle se dokumenty zpracovávaly před dvaceti lety v T602!
Přitom jsou dnes běžně dostupné inteligentní formuláře s nabídkovými menu, rozbalovacími sekcemi, zabudovanými kontrolami, možností automatického vyplňování daty z externích zdrojů, kontextovou nápovědou, možností elektronicky podepisovat nebo postoupit k dalšímu zpracování tak, že příjemce obdrží kromě dokumentu i data připravená ke zpracování. Máme formuláře, kde je zároveň s vyplňováním vytvářen 2D čárový kód, jehož načtením jsou data přenesena do databáze. Místo toho dostává zákazník formulář v pdf s pokynem „vytiskni a pošli papír.“
Nebo připomeňme, kolik je bank a pojišťoven, které sice od úřadů přijímají datové zprávy, ale obdržené dokumenty tisknou a dále zpracovávají jako papírové dopisy. To vše je důsledkem myšlení, které zůstalo v papírovém věku.
O informatice se bude rozhodovat v obchodních útvarech. Ale nejde jen o komunikaci se zákazníky. Elektronické dokumenty také výrazně mění podobu informačních systémů. Otevírají cestu k tomu, aby si lidé z obchodních útvarů začali reálně určovat podobu aplikací a jejich funkce. Cestu k tomu, aby si mohli diktovat změny v systémech a tyto změny byly prováděny v řádu dnů.
Procesy typu obsluhy zákazníků totiž nemusí být pokryty v rámci obrovských a složitých superaplikací, kde je zavádění změn tak nesmírně náročné a kde jsou uživatelé „bezbranní“ vůči technologickým expertům. Tyto superaplikace mohou být v řadě případů nahrazeny sítí miniaplikací, které hrají roli dřívějších listin (je prokazatelné, které znění který uživatel podepsal), ale zároveň je možné je rozšiřovat, doplňovat, postupovat kolegům, používat zadaná data jako zdroje pro další aplikace atd. Pokud je zapotřebí pokrýt novou verzi procesu, prostě se během pár dnů vyrobí nová verze miniaplikace, aniž by bylo zapotřebí řešit komplexní vazby mezi systémy a angažovat týmy specialistů.
Výše uvedené znamená také změnu vztahů. Obchod bude mnohem méně závislý na IT než dosud. Nebude problém podporovat proces, který několikrát překračuje hranice organizace. Pokročilejší dokumentové či formulářové miniaplikace mají totiž v sobě vestavěna pravidla pro oběh, do nějž lze zahrnout nejen kolegy, ale i zákazníky, obchodní partnery či kohokoliv jiného. To je další radikální posun proti velkým supersystémům budovaným uvnitř jednotlivých organizací.
Tak vypadá budoucnost, která je na dosah – pro ty, kdo pochopí, jaké možnost „živé“ elektronické dokumenty otevírají.
Autor je výkonný ředitel společnosti Software602
