„Současný stav plánovacího procesu je u mnoha firem nevyhovující,“ říká Michal Kaštovský. „Zpracování plánu trvá dlouho, jeho komplexní úpravy jsou náročné a zpracování více verzí je pro firmy obtížné,“ vyjmenovává hlavní nedostatky.
Cesta k ideálnímu plánování podle něj přesto existuje – za použití moderních controllingových nástrojů. Prozradil to na workshopu, který 22. listopadu organizovala Česká asociace pro finanční řízení (CAFIN).
Pryč s Excelem
„Nejdůležitějším krokem při změně tvorby plánování je změna filozofie. Je potřeba přejít od manuální práce v tabulkách k syntéze informací,“ vysvětluje Michal Kaštovský, který se v controllingu pohybuje skoro dvacet let. „Problém českých firem při tvorbě plánu začíná už tím, že jako nástroj používají MS Excel. To ale přitom není vhodná aplikace pro plánování. Navíc s sebou manuální zpracování dat přináší větší chybovost. Často dochází k duplicitě v činnostech a souborech, vznikají problémy s konzistencí struktur a kalkulací. Chybí podpora verzování a modelování a také chybí podpora řízení procesu,“ vysvětluje hlavní chyby.
Podle jeho slov je důležité nepodcenit roli controllingu při tvorbě plánu: „Controlling plán přímo nevytváří, ale řídí proces tvorby a kvalitu zadávaných hodnot a zároveň modeluje strukturu plánu podle cílů.“ Moderní controllingové nástroje mají podle něj jeden hlavní cíl: poskytnout manažerské informace odkudkoliv, z jednoho zdroje a včas, a to včetně komentářů a doporučení. K tomuto cíli vede MIS (Manažerský informační systém) v multi-dimenzionálním prostředí, automatizace rutinních činností, řízení procesu – „work-flow“, centrální správa, podpora verzí nebo modernizace procesů řízení.
Provázat plán s reportingem
Jan Kadlec, druhý přednášející na workshopu, se zaměřil na projektový přístup při tvorbě plánu. V úvodu poukázal na hlavní aspekty a fáze projektu: „Začínáme koncepcí, na kterou navazuje business analýza, dále technická analýza a posledním krokem je samotná implementace. Už první fáze – koncepce – určuje podobu celého procesu,“ zdůrazňuje Jan Kadlec. „Jestliže chceme úspěšně řešit projekt plánování, je třeba se připravit na delší fázi koncepce a analýz, zato kratší a kvalitnější implementaci. Dále je důležité aktivně zapojit management do projektu a stanovit pravomoci, aby bylo jasné, kdo zodpovídá za jaký úsek. V neposlední řadě je nutné provázat plán s reportingem.“
Na závěr shrnul Jan Kadlec nejdůležitější body, jak docílit modernizace tvorby plánu:
* administrace aplikace v controllingu;
* změna kompetencí v týmech;
* plnohodnotné modelování;
* snížení potřeby podpory IT;
* automatizace rutinních činností;
* efektivní řízení procesu;
* zásadní zkrácení plánovacího cyklu – více verzí.
Workshop Proces plánování v kontextu moderních nástrojů uspořádala Česká asociace pro finanční řízení (CAFIN) 22. listopadu. Konal se ve spolupráci se společnostmi Sefira a Sophia Solutions a kromě členů CAFIN se ho zúčastnili zájemci z řad odborné veřejnosti.
Další setkání členů České asociace pro finanční (CAFIN) řízení se koná 6. prosince. Hostem vánoční akce bude jako každoročně významná osobnost české podnikohospodářské sféry: letos jím je čerstvě zvolený člen představenstva a ředitel divize strategie společnosti ČEZ, Pavel Cyrani.
Zdroj: Česká asociace pro finanční řízení (CAFIN)
Foto: © Sergej Khackimullin - Fotolia.com
