Hlavní navigace

Software vám v kanceláři může výrazně ulehčit práci. Inspirujte se

10. 5. 2022

Sdílet

 Autor: Depositphotos
Už dávno neplatí, že by kancelářské programy sloužily jen k práci s textem nebo tabulkami a prezentacemi, případně k plánování práce. Vývojáři přicházejí stále s novými a novými programy, které dokážou ulehčit práci a změnit zažité postupy napříč jednotlivými obory. Kvůli pandemii docházelo k rychlejšímu zavádění digitálních technologií a není žádný důvod v tom i nadále nepokračovat. Přináší to větší efektivitu, rychlost práce a možnost zaměřit se na bezproblémový chod firem.

Firma Software602 prostřednictvím agentury Ipsos zjišťovala, jak jsou společnosti a instituce v různých oborech digitalizované. Průzkumu se zúčastnilo 1 050 respondentů ze všech typů firem podle velikosti a z několika oborů. Ukázalo se, že digitalizace interních procesů v Česku nejvíce využívají finanční instituce a veřejná správa a že mezi nejméně digitalizované obory pak patří gastronomie a vzdělávací instituce. „Obecně je možné říct, že ve finančnictví a veřejné správě se digitalizuje nejvíce. Firmy a instituce v těchto oborech také nejčastěji používají elektronický podpis, a to téměř shodně v 54 % případů. U všech další oborů to je výrazně méně, například v automobilovém průmyslu elektronicky podepisuje jen 18,6 % firem a ve stavebním 19,4 %,“ upřesňuje Michal Vejvoda, business development ze společnosti Software602.

Více než polovina firem ve finančnictví a úřadů veřejné správy podle výsledků průzkumu používá systém elektronického oběhu dokumentů. Takřka tři čtvrtiny firem ve finančnictví (72,9 %) a na úřadech veřejné správy (72,8 %) také umějí zpětně elektronicky vyhledat, kdo, co a kdy interně schválil. Oproti tomu v zemědělství to je jen třetina (34,1 %). Michal Vejvoda dále doporučuje, že je k úspěšné digitalizaci firemních procesů je potřeba si ujasnit, jakou agendu chtějí společnosti digitalizovat a jaké by to mělo přinést výsledky. Analýzou současného stavu si usnadní práci při hledání vhodného řešení pro svou organizaci. Také je vhodné o záměru spojeném s digitalizací mluvit se zaměstnanci, protože firmu mohou přivést k dalším podnětům, a když se na digitalizaci budou podílet, budou ochotněji přistupovat ke změnám. Organizace by měly dopředu myslet i na možnost rozšíření digitální agendy o další služby, k nimž by mohly časem přejít. Ideální je volit řešení, která lze modulárně doplňovat o další funkce, aniž to znamená měnit celý systém. „Digitalizací interních procesů můžou firmy a instituce významně ušetřit čas i peníze. Ať už jde o možnost vynaložit čas na jinou práci nebo úspory za spotřebovaný papír, tisk, prostory na archivaci fyzických dokumentů či o prostý fakt, že při elektronickém oběhu a schvalování dokumentů uživatelé nemusejí být fyzicky přítomní v kanceláři a můžou na nich pracovat odkudkoli,“ shrnuje Michal Vejvoda.

Je potřeba skutečná digitalizace

Podle Adama Vostárka, experta společnosti PlanRadar zaměřující se na digitalizaci procesů u stavebních a realitních projektů, jsou paradoxem dnešní doby stavaři, kteří si myslí, že digitální transformací již prošli. A to pouze na základě toho, že navrhují stavby v CAD programech nebo pracují s dokumenty v PDF. Ve skutečnosti se však nic zásadního nezměnilo, protože s informacemi pracují úplně stejně jako v minulosti, tedy dokumenty si vytisknou, v papírové podobě přinesou na stavbu, tam se pobaví o potřebných změnách a teprve zpět v kanceláři řeší, co je potřeba upravit a znovu zapracovat do dokumentů v elektronické podobě. Na některé věci se přitom zapomene, ne všichni se o změnách dozvědí a lidé si pak stěžují, že digitalizace nefunguje, zdržuje je a přináší jim problémy. Skutečná digitální transformace je však o něčem jiném a pojí se s přeměnou dosavadních procesů. „Na stavby již nebudeme chodit s papírovou dokumentací v ruce, ale s tablety nebo smartphony, které stejně každý z nás vlastní a má neustále při sobě. Veškeré změny či úkoly se budou zanášet digitálně přímo na místě, takže v reálném čase. Data totiž mohou být přínosná, jenom když jsou strojově čitelná a alespoň zčásti automatizovaně zpracovatelná,“ dodává Adam Vostárek.

Článek vyšel v tištěném vydání časopisu CFOworld. Pokud si časopis chcete přečíst celý, můžete si ho koupit i v digitální formě.

Kromě rozhovoru najdete v magazínu například i informace o tom, jaké změny se týkají letos a napřesrok datových schránek.

Věnovali jsme se i volbě ERP systému, tedy investici, která si zaslouží hlubokou analýzu. A pro vaši inspiraci přinesli několik zajímavých firemních aplikací, které mohou citelně zjednodušit, urychlit a zefektivnit pracovní činnosti vás i vašich podřízených.

Především pro realitní a stavební profesionály je určeno softwarové řešení s názvem PlanRadar, které mohou využít všechny typy profesí přicházející do kontaktu se stavbou v průběhu celého životního cyklu budovy. Tedy od investorů a developerů přes architekty, projektové manažery, stavbyvedoucí nebo správce budov až po auditory a inspektory nemovitostí. S nástrojem pracují velké nadnárodní firmy jako Bouygues, Siemens, Strabag, Allianz či Intersport a v České republice pak například stavební společnosti BAK, Metrostav, Imos Brno nebo Trade Centre Praha. Program funguje na bázi SaaS (software jako služba, z angličtiny Software as a Service) a svým uživatelům umožňuje připojit se na dálku ke cloudové aplikaci a používat ji odkudkoliv přes internet. Je možné ji využít pro stavební dokumentaci a dozor na stavbě, řízení závad a úkolů, při předávání projektů, pro jejich následnou správu a údržbu a podobně.

Prostřednictvím webové aplikace vhodné jak pro všechny prohlížeče, tak mobilní zařízení je možné sledovat, zaznamenávat a sdílet se svým týmem jakýkoli druh informací prostřednictvím digitálních stavebních plánů nebo BIM modelu. „Práci v aplikaci si lze zjednodušeně představit stejně, jako jsme zvyklí pracovat s Google mapou. Uživatel si v ní zobrazí model stavby nebo třeba jednotlivé podlaží či místnost v jakékoliv možné podobě, která je k dispozici – ať už jde o schéma, 3D model nebo BIM model. Následně v místě, které vyžaduje pozornost ostatních, připne svou poznámku anebo někomu zadá úkol k dopracování. A to ve formě hlasového záznamu, textu či obrázku. Všichni zúčastnění tak vidí, co je potřeba udělat, kdo to má na starosti a kdy to má být hotové,“ vysvětluje Adam Vostárek.

Rychlejší práce s doklady

Živnostníkům, menším a středním firmám i účetním kancelářím pomáhá při zpracování nákladových dokladů služba FakturBOX. Tato aplikace nabízí přehledné zpracování všech relevantních dokumentů a šetří čas například při přípravě měsíčního daňového přiznání k DPH. „FakturBOX vznikl z mojí potřeby rychlého a kvalitního zpracování všech dokladů pro měsíční přiznání k DPH. Stejně jako většina lidí jsem měsíc co měsíc sháněl všechny své došlé doklady a říkal si, zda jsem někde nějaký nezapomněl,” doplňuje Zdeněk Vítek, ideamaker celého projektu a šéf vývoje Studia iceberg, které za službou stojí. Aplikace funguje tak, že si v ní každý uživatel vytvoří vlastní účet, který může sdílet se svými kolegy nebo jinými spolupracovníky. Do tohoto účtu se pak jednoduše nahrávají všechny nákladové doklady, tedy faktury od dodavatelů, účtenky z nákupů, tankování pohonných hmot a podobně. Všechny nahrané dokumenty jsou během 24 hodin zdigitalizovány a zároveň se udělá základní kontrola jejich správnosti, jako je ověření platného IČ nebo kontrola součtů jednotlivých položek DPH.

Po zpracování pak uživatel všechny doklady najde přehledně zpracované ve svém FakturBOX účtu, a odpadá tak nutnost přepisovat desítky údajů do jiných systémů. V rámci jednoho účtu je tedy možné shromažďovat doklady celého týmu a jednoduše je sdílet s účetní. Doklady přitom lze nahrávat přímo z počítače ve formátech PDF, PNG, JPG a dalších obrazových formátech nebo prostřednictvím mobilní aplikace pomocí vyfotografování těchto dokladů. FakturBOX je také možné propojit s běžně používanými účetními software programy (Fakturoid, iDoklad, Pohoda, Money S3) a podporuje export do formátu ISDOC, což je jednotný formát pro elektronické faktury.

cybersecurity22

Výplata jakýkoliv den

Česká spořitelna v rámci svého programu Seed Starter podpořila investicí start-up PalmApp a má s ním velké plány. PalmApp je online služba postavená na tom, že umožní zaměstnancům firem vybrat si kdykoliv peníze, které si už odpracovali a vydělali u svých zaměstnavatelů. Ti tedy nebudou muset čekat na výplatní den jednou za měsíc, jako je tomu běžně, a mohou řešit jejich finanční potřeby průběžně. „Oslovilo nás řešení, jak poskytovat lidem rychlý a flexibilnější přístup k finančním prostředkům, na které mají díky odvedené práci nárok. Pokud peníze potřebují v danou chvíli, nemusejí čekat na standardní výplatní termín, a mohou se tím vyvarovat například nevýhodné půjčky u nefinanční instituce,“ popisuje Jiří Skopový, lídr programu Seed Starter České spořitelny. Výplata častěji, než jednou měsíčně je přitom běžná hned v několika zemích světa. „Naším produktem v podstatě naplňujeme základní ekonomickou poučku, že jedna koruna dnes má větší hodnotu než jedna koruna zítra. Moderní technologie umožňují přinést řešení bez komplikace pro administraci výplaty platů či mezd,“ říká CEO PalmApp Petr Ladžov.

Česká spořitelna má v plánu nabízet výhody této aplikace firemním klientům a zvažuje, že by je mohla do budoucna poskytnout i svým zaměstnancům. Pavel Nejman, ředitel korporátních center v České spořitelně, potvrdil, že se zde nabízí několik synergií a že by rádi tento produkt nabídli jejich klientům z řad malých a středních podniků i velkých korporací a podíleli se už na financování pilotních projektů (tzv. bridge financing). Spolupracovat přitom budou i při zahraniční expanzi, protože PalmApp plánuje ve střednědobém horizontu rozšířit své aktivity do Rakouska, Rumunska, Maďarska a na Slovensko. „Věříme, že se Česká spořitelna stane největším z dosavadních klientů PalmAppu. Implementace našeho řešení v rámci České spořitelny bude důkazem, že jsme schopní jej doručit úplně každému zaměstnavateli,“ uzavírá Petr Ladžov.