Cloudové služby jsou dnes běžnou součástí každé kanceláře – ať už využíváte Microsoft 365 nebo G-Suite, pracujete v cloudu. Na stejném principu fungují i některé nástroje na vytěžování faktur. Umělá inteligence si z e-mailu určeného k fakturaci otevírá doklady, přečte je, vyčte neboli vytěží potřebné informace a po schválení zodpovědnou osobou tato data připraví na import do podnikového systému.
Vytěží vše – od hlavičky po poslední jednotkovou cenu
Ruční zpracovávání přijatých faktur je zdlouhavý proces. Účetní nebo fakturant/ka musí z každého dokladu přepsat řadu údajů do podnikového systému – datum vystavení a splatnosti, variabilní symbol a další informace o dodavateli. Další zdržení rutinním přepisováním nastává, pokud potřebujete přepsat i informace o každé položce, počtu kusů, kódu zboží, množství nebo ceny s DPH i bez DPH. Hřebíkem do pomyslné rakve produktivity je zaúčtování každého řádku na jiné nákladové středisko nebo projekt.
S cloudovými systémy umělé inteligence, které umějí z faktur potřebné informace automaticky vytěžit, tato práce z velké části odpadá. Systémy jsou přínosem i pro firmy zpracovávající jen desítky či stovky přijatých dokladů měsíčně. „Hlavním přínosem takových systémů je úspora času, kdy za účetní dělá rutinní práci umělá inteligence. Nástroj si z e-mailové schránky sám fakturu stáhne, vyčte všechny důležité údaje a po schválení nadřízenými tato data připraví pro import do podnikového systému,“ popisuje Kateřina Líbalová, produktová manažerka iNVOiCE FLOW, který automatické zpracování dokladů umožňuje.
Nástroje pomocí umělé inteligence dokážou potřebné údaje z faktur nejen vyčíst, ale také částečně zkontrolovat. Například zmíněné řešení iNVOiCE FLOW ověří, že součet částek za jednotlivé položky na faktuře odpovídá celkové částce. Umí fakturu i spárovat s příslušnou objednávkou, takže snadno ověříte, zda je faktura oprávněná a v souladu s původní domluvou.
Zpracuje PDF, skeny i fotky
Příjemné je, že nástroje dokážou vyčíst údaje nejen z PDF, ale prakticky z každého běžného obrázkového formátu. Pokud máte menší dodavatele, kteří elektronizaci příliš nefandí, mohou papírovou fakturu vyfotit na mobil a poslat vám ji jako obrázek. Stejně je možné postupovat u klasických účtenek z obchodů. I z takového výstupu umělá inteligence potřebná data vyčte a zpracuje.
Praxe ukázala, že se přesnost vytěžených informací s rostoucím počtem načtených faktur zlepšuje. Zpočátku je vhodné údaje kontrolovat, což už je samo o sobě rychlejší než ruční přepis. Ovšem firmy, které mají s podobnými nástroji delší praxi, deklarují, že ruční kontrolu mohly omezit, případně zvažují její úplné zrušení.
Jakmile jsou faktury vytěžené, rozúčtujete je na nákladová střediska a následně předáte ke schválení. Čas ušetříte hlavně tím, že nemusíte každou položku i s částkou ručně přepisovat – nástroj to udělá automaticky. Účetní pouze přiřadí každé položce středisko, zakázku a schvalovatele a jen v případě potřeby upraví příslušné částky. Data také jednoduše exportujete do XLS nebo rovnou zaúčtujete v účetním systému a uložíte do elektronického archivu.
„Firma, která odebírá materiál nebo hotové výrobky od desítek dodavatelů, řeší každý měsíc několik stovek režijních i zbožových faktur. Ruční zpracování takového množství dokladů zabere účetní klidně i polovinu pracovní doby. A to nemluvím o tom, že to je extrémně rutinní a nudná práce, při které přirozeně dochází k chybám. Díky vytěžení všech údajů z faktur odpadá spousta rutinní práce, účetní jen zběžně kontroluje, zda je všechno zpracované správně. Podle zkušeností našich klientů účetní zasahuje jen asi do jedné faktury ze sta,“ doplňuje Líbalová ze společnosti GRiT.
