Hlavní navigace

Automatizace jako nepřítel účetních. Proč se jí někteří stále brání?

2. 1. 2022

Sdílet

 Autor: Grit
Účetní ve spoustě firem tráví velkou část pracovního dne rutinními úkoly s nízkou přidanou hodnotou. Ruční přepisování dokladů, shánění odpovědných osob ke schválení faktury nebo vyřizování opakujících se objednávek. Přitom většinu těchto činností může dnes jednoduše zajistit automatizace. Proč se tedy některé společnosti přechodu na automatizované účetnictví stále brání?

„Nám to přece funguje už léta, tak proč to měnit?“

Protože když to nezměníte teď, dáte náskok konkurenci. Digitalizace proniká do všech sfér průmyslu a čím dřív ji zapojíte i do účetnictví, tím dřív uvidíte výsledky.

Spousta firem běží v zajetých procesech, které léta ladily a dlouhodobě jim fungovaly. Z průzkumu společnosti GRiT ale vyplývá, že při ručním přepisování údajů z dokladů dochází k chybám: u zaučených fakturantů je chybovost deset procent, u zkušených účetních okolo dvou procent. Zavedením digitalizace chybovost snížíte prakticky k nule.

S automatizací navíc můžete začít pozvolna, třeba zavedením systému pro automatický příjem a schvalování dokladů, jako je například řešení iNVOiCE FLOW. Tento vytěžovací software sám přijme fakturu z e-mailu a vyčte z ní důležité údaje. Poté je odešle příslušným zaměstnancům ke schválení a následně ji nahraje do informačního systému. Účetní nebo fakturant vše jenom zběžně kontroluje.

Ještě vyšším stupněm je elektronická výměna dat (EDI), se kterou si významně usnadníte komunikaci s dodavateli. Objednávky, dodací listy či faktury si můžete předávat ve strukturované podobě, zcela automatizovaně a bez nutnosti manuálního přepisování údajů do informačních systémů.

„Nechceme se vzdát papíru.“

Z výzkumů vyplývá, že účetní si rády na fakturu tzv. sáhnou. Někteří to samé dříve říkali o kontaktu s penězi. Na placení kartou nebo mobilem jsme si jako společnost velice rychle zvykli, stejně rychlý a bezbolestný bývá posun k elektronické fakturaci.

Účetní Iva Šmerdová z firmy Morosystems vzpomíná na dobu před zavedením vytěžovacího softwaru iNVOiCE FLOW: „Spoustu faktur jsme museli zpětně opravovat, všechno zbytečně trvalo. Odhaduji, že kompletní zpracování jedné přijaté faktury nám průměrně zabralo patnáct minut, složitější klidně i dvacet minut.“ Teď jedna faktura zabere pět minut.

„Nechceme si zahrávat se zákonem.“

Velkým tématem ve firmách je archivace dokladů. V některých společnostech přecházejí k elektronické archivaci dokumentů tak, že fotí a skenují papírové doklady, což není udržitelné. Je rychlejší pracovat rovnou s elektronickými fakturami.

cybersecurity22

Pro některé firmy je strašákem nedostatečné zakotvení elektronického archivu v legislativě. Podle zákona o DPH musí být zajištěna věrohodnost původu, neporušenost obsahu a čitelnost daňových dokladů. Poskytovatelé řešení pro automatizaci účetnictví by měli být schopní zajistit, aby faktury a dokumenty byly opatřené elektronickým podpisem i časovým razítkem a přístup k nim měly jen autorizované osoby s potřebným oprávněním.

Cestu k digitalizaci máte otevřenou

Z průzkumu společnosti GRiT vyplynulo, že klienti na automatizaci nejvíce oceňují zrychlení a zjednodušení práce. Zavedení programů pro automatizaci účetnictví firmám mnohdy sjednotí procesy v celém dodavatelsko-odběratelském řetězci. Skončí tisk faktur, ruční přepisování údajů a další nezáživné činnosti. Malými krůčky se můžete dostat k modernímu, rychlému a bezpečnému účetnictví.

Autor článku