Hlavní navigace

Moje cesta k bezpapírové kanceláři

19. 1. 2021

Sdílet

 Autor: Depositphotos
Každý z nás musí zpracovávat čím dále více informací, přičemž jejich převážná většina se nachází v digitální podobě ve formě elektronických dokumentů. Klasických „papírových“ dokumentů neustále ubývá a běžní uživatelé pracují zejména již pouze s elektronickou formou, resp. snaží se maximum procesů rozumně digitalizovat.

Listina jako taková zůstává bohužel doménou státní správy kvůli zanedbanému stavu českého e-governmentu. Pro řadu řízení se stále používá listinná forma a pro spoustu činností si raději uchováme papírový dokument spíše než dokument digitální, a to nikoliv z důvodu, že bychom to přímo chtěli, ale protože je to v řadě činností stále zvyklostí nebo se to po nás žádá – zejména v některých řízeních.

Kromě výše uvedeného ale existuje i řada situací, kdy většina uživatelů sahá po klasickém „papíru“ a elektronický dokument si vytiskne, dělá si do něj poznámky, škrtá, zvýrazňuje či jej i jinak upravuje. Vedou nás k tomu různé důvody – tak jako část kuřáků není schopná se plně soustředit a „přemýšlet“ bez cigarety, řada lidí má obdobný zvyk při používání tužky a papíru a tuto činnost má jako určitý rituál. V řadě případů tomu tak ale není a lidé jsou k tomu vedení z důvodu, že jejich technické řešení jim prostě s elektronickými dokumenty neumožní pracovat tak, jak běžně nakládají s papírem a tužkou – nemohou čmárat po papíře, dělat jednoduše poznámky přímo v textu, kde chtějí, nemohou si přilepovat oblíbené barevné papírky s poznámkami a podobně.

Toto vyniká zejména v případech, kdy je digitální informace v takových formátech, že to není úplně jednoduché při běžné denní činnosti bez nějakého speciálního programu či konverze do takového formátu, kde je to snadnější. Po ručních úpravách a zpracování papírových podkladů pak obvykle lidé to, co pracně připravili v reálném světě, opětovně převádějí do elektronické podoby – typicky formou revize u textových dokumentů, případně překreslení grafických podkladů a podobně.

Navíc běžný uživatel nemá mnohdy čas zkoumat u různých druhů elektronických dokumentů jejich formáty a hledat odpovídající technické řešení – je prostě rychlejší a jednodušší dokument vytisknout, opatřit poznámkami a pak naskenovat a poslat k dalšímu zpracování kolegovi.

Od řady uživatelů různých systémů často slýchám, že právě výše popsané je jedním z důvodů, proč mají po ruce tiskárny a spoustu dokumentů tisknou právě z tohoto důvodu.
Výše uvedené problémy se pak násobí v případech, kdy je informace sdílena a předávána uživateli mezi sebou napříč různými operačními systémy – jistě jste se dostali do situace, kdy dokumenty ze světa Windows doručené do prostředí macOS nejdou jednoduše otevřít či upravit, a když už se to podaří, má pak problém další uživatel v řadě, který opět používá Windows. A to vůbec nehovoříme o čím dále více využívaných tabletech a mobilních telefonech.

Existuje vůbec nějaké jednoduché řešení?

Mám pro vás odpověď – existuje. Sám jsem totiž podobný problém řešil před více než dvaceti lety, kdy rozvoj elektronizace nebyl na takové úrovni jako nyní. Jako IT profesionál i běžný člověk hodně se pohybující jak v rámci České republiky, tak i v zahraničí jsem již v době před 25 lety řešil, jak si maximálně usnadnit život a digitalizovat s rozumem vše, co jde. A tehdy jsem narazil na software od německé společnosti ELO Digital Office GmbH, tenkrát ještě pod názvem ELO Leitz, který si mne okamžitě získal. Protože nemám rád již od střední školy němčinu, obrátil jsem se na výrobce, jestli bych mohl lokalizovat produkt do češtiny, a tak jsem navázal spolupráci, která přerostla do velmi pevného vztahu jak s vedením firmy, tak i vývojáři, a to mi zůstalo až do dnešní doby.

Příklad využití softwaru ELO Digital Office
Autor: Robert Piffl

Psací stůl ve vašem počítači

Samozřejmě dokážu navrhovat velice rozsáhlé a složité systémy, umím odborně diskutovat s předními specialisty na digitalizaci, dokázal bych i chrlit složité odborné texty, a „oslňovat“ tak své okolí, ale to není můj styl. Vždy se snažím řešit věci racionálně a ukazovat lidem cestu, jak snadno a hlavně efektivně digitalizovat procesy, měnit životní návyky a pracovat opravdu efektivně v digitálně uživatelsky přívětivém světě, a ne v řešení, které vymyslelo IT pro IT. Podle mne pokud opravdu nerozumíte procesům, nemáte cit pro adekvátní řešení a snažíte se pod moderním heslem „digitalizace nade vše“ nasadit plně digitální řešení, které ale zapomíná na uživatele jako na člověka s danými vlastnostmi, nemáte šanci na dlouhodobý úspěch a způsobíte více škody než užitku. A ani jsem nechtěl přispívat do tohoto článku odborným textem zahlceným marketingovými sděleními, jak jsme nejlepší na světě, jako se to na vás plně nebo skrytě chrlí ze všech stran. Jde mi spíše o zamyšlení se nad podstatou věci.

Proč si mne tedy systém ELO získal?

Právě pro svoji základní schopnost nabídnout uživatelům přívětivé rozhraní, kde je možné na dokumenty zařazené do systému čmárat, doplňovat poznámky, přilepovat virtuální barevné papírky – prostě zkrátka a dobře dělat to, co běžně děláme s tužkou na papíře. K tomu disponuje samozřejmě velice robustními technologiemi tam, kde je to potřeba. Ale již od verze pro jednoho uživatele pro domácí použití až po opravdu rozsáhlé implementace při současně pracujících desetitisících uživatelů v rozsáhlých organizacích zachovává svoji DNA v prostém pochopení elementární práce s dokumenty, kterou ELO úspěšně převedlo do digitálního světa.

Systémy ELO umějí řešit samozřejmě i oběh elektronických dokumentů a sdílení mezi uživateli, což právě v kombinaci s možností opatřování dokumentů poznámkami, čmáráním do dokumentů a řadou dalších vychytávek ve spojení s přidělováním přístupových práv na čmárání, poznámky, štítky a podobně pak ve výsledku dává zcela nový rozměr snadné práci s elektronickými dokumenty.

Co osobně též považuji za velmi důležité, je skutečnost, že to vše můžete dělat úplně stejně v prostředí klasických Windows, ale též v prostředí macOS (osobně jsem přešel na zařízení od společnosti Apple před patnácti lety z důvodu hledáních stabilních a efektivních řešení).

Jelikož za posledních více než dvacet let procházejí systémy ELO neustálým vývojem a inovacemi, dnes je kromě výše uvedeného samozřejmostí, že s naskenovaným dokumentem můžete pracovat tak, že údaje do různých položek systému ELO nemusíte při dalším zpracování opisovat. Prostě si kliknete na text, který chcete přenést například do názvu dodavatele, a text se vám sám z rozpoznaného textu přepíše – ostatně od toho je automatizace a elektronizace. Pro rozsáhlejší řešení pak lze nastavit technologii tak, aby pomocí inteligentního zpracování dokumentů na bázi umělé inteligence například samostatně vytěžila veškeré údaje z naskenované faktury a předala jej do účetního systému, aby obsluha touto ubíjející činností při opisování nebyla vůbec zatěžována.

Pokud tedy vážně uvažujete o efektivní, rychlé a spolehlivé práci s elektronickými dokumenty, věnujte trochu času mému doporučení a podívejte se na web společnosti ELO Digital Office a její produkty – nebudete litovat. Navíc si každý může vyzkoušet jednouživatelskou verzi pro Windows, která je k dispozici ve formě bezplatné demo verze.

Pokud chcete – pracujte s dokumenty v elektronické podobě opravdu efektivně, rychle a snadno – vyzkoušejte si to, co mně nejen řádně slouží, ale i stále baví již přes dvacet let – zkuste si práci v systému ELO a možná najdete to, co vám sen o bezpapírové kanceláři umožní opravdu rychle a snadno uskutečnit – mně se to povedlo.

Robert Piffl


Vystudoval ČVUT FEL na katedře kybernetiky. Od roku 1992 se zabývá problematikou elektronických forem dokumentů a jejich technologickými a legislativními aspekty. V letech 2010 až 2014 byl poradcem náměstka ministra financí pro oblast e-dokumentů, v letech 2014 až 2018 poradcem náměstka ministra vnitra pro ICT, člen pracovní skupiny „Cooperation Network for eID“ pro eIDAS. V současné době působí v rámci pracovních skupin ministerstva vnitra, které se podílejí na přípravě právních předpisů týkajících se problematiky elektronických dokumentů.