Vytěžovací služby slouží k digitalizaci příjmu daňových dokladů – typicky faktur nebo účtenek – v nestrukturovaných formátech (PDF, PNG, JPEG, ISDOC, TIFF atp.).
Firma dostane doklad do e-mailové schránky, která je napojená na vytěžovací službu, a tato služba pomocí rozpoznávacích technologií (nejčastěji OCR, OMR nebo ICR) údaje z dokladu vyčte, vytěží a nahraje do informačního nebo účetního systému. Kromě samotného vytěžování některá řešení nabízejí i další návazné služby, nejčastěji schvalovací workflow nebo elektronickou archivaci dokladů.
Komplikací je, že zmíněné rozpoznávací technologie nemají 100% úspěšnost. Stává se, že po vytěžení dat musí zaměstnanec údaje z dokladu manuálně zkontrolovat a v případě potřeby i doplnit či opravit. Většina chyb obvykle vzniká opakovaně u faktur jednoho nebo několika málo dodavatelů, se kterými si daná vytěžovací služba dlouhodobě nedokáže poradit.
Možnost kombinace více služeb naráz
Firma má v takové situaci v zásadě dvě možnosti. Může se smířit s tím, že její vytěžovací služba určité množství faktur vždy vytěží s chybami – a její zaměstnanci tak budou nuceni dané doklady kontrolovat a opravovat.
Druhou variantou je, že přejde na lepší (a tedy dražší) vytěžovací službu, která si s „problémovými“ fakturami poradí lépe. Obě tyto volby přitom znamenají zvýšení firemních nákladů na vytěžování dokladů, což může ohrozit finanční smysluplnost celého projektu.
Na tuto situaci již zareagovali první dodavatelé, kteří v rámci svých řešení nabízejí výběr z více vytěžovacích služeb. Avšak s tím, že není nutné aplikovat jednu službu na všechny doklady, ale lze je dle individuální potřeby namíchat.
Příkladem takového řešení na českém trhu je cloudová služba iNVOiCE FLOW od společnosti GRiT, která nabízí tři různé vytěžovací služby. Jelikož všechny garantují přibližně stejně vysokou úspěšnost vytěžení, klient pro začátek obvykle zvolí tu nejlevnější z nich.
V průběhu času pak klient identifikuje dodavatele, od kterých se položky dokladů opakovaně vytěžují s chybami a je nutné je manuálně opravovat. GRiT na základě této informace provede analýzu dokladů „problémových“ dodavatelů, otestuje je přes další vytěžovací služby a navrhne pro tyto doklady jinou vytěžovací službu, která si s nimi poradí lépe.
Tuto druhou službu však klient aplikuje jen na „problémové„ doklady, čili pokud je daná služba dražší, na celkových nákladech na vytěžování se to tolik neprojeví.
I při kombinaci více vytěžovacích služeb má přitom klient vše pod hlavičkou jednoho cloudového řešení a z pozice uživatele nijak nepociťuje, že software uvnitř pracuje s různými službami.
Úspěšnost vytěžování dokladů se díky tomuto přístupu zvyšuje a začíná dávat smysl i u těch firem, které se kvůli chybovosti doposud vytěžování vyhýbaly. Do budoucna lze navíc očekávat, že dodavatelé budou v rámci svých řešení nabízet ještě více vytěžovacích služeb a klient si tak vytvoří takové portfolio, díky kterému se úspěšnost vytěžování přiblíží vytouženým 100 %. Likvidace faktur se v té chvíli stane zcela automatizovanou záležitostí.
