Hlavní navigace

Jak mohou firmy těžit z proměny pracovního prostředí?

Sdílet

 Autor: Adobe Stock
Loňský rok přinesl změny, které zcela rozbouraly tradiční představu o pracovním prostředí. Řada zaměstnanců byla nucena opustit kanceláře a firmy musely začít řešit, zda všechny jejich procesy probíhají efektivně i při práci na dálku. Dnes už je jasné, že vynucené změny u mnoha podniků povedou ke snahám o trvalou proměnu fungování s cílem silnější konkurenční pozice i větší odolnosti vůči budoucím šokům.

Pracovní struktura vytyčená kanceláří se rozpadla a odpověď na tuto situaci musejí mít připravenou i výrobci kancelářské techniky. „Pracuje se odkudkoliv. Doplňujeme proto portfolio a přivádíme na světlo nové systémové řešení. Nedocenitelné při jeho tvorbě pro nás byly podněty od zákazníků z jarního období home office. Dnes tak můžeme lidem v kancelářích i mimo ně zprostředkovat ještě příjemnější a efektivnější pracovní zkušenost,“ říká Petr Hnilička, produktový manažer společnosti Canon CZ.

Výsledkem je komplexní nabídka vzájemně provázaných produktů a služeb, pro kterou Canon používá označení Pracoviště budoucnosti. Společnost věří, že touto nabídkou osloví firmy, které aktuální situace ovlivňuje a chtějí si vytvořit základnu pro další kvalitní fungování a růst.

Pracovní produktivita i na pochodu

Odborníci z Canonu mají jasné doporučení, jak v současné situaci neztratit produktivitu, mít přehled o interním toku dokumentů a zároveň poskytnout zaměstnancům veškeré potřebné služby: Zaměstnanec ideálně obdrží k výkonu práce kompaktní multifunkční zařízení. To je od administrátora předem nastaveno tak, že ihned po zapojení do sítě nabídne veškeré služby tisku a skenování, které daný pracovník potřebuje. Multifunkci lze pomocí kódu propojit s jakýmkoliv počítačem. To vše bez ohrožení bezpečnosti firemních sítí a dokumentů.

„Pro tento typ práce jsou ideální cloudová služba uniFLOW Online a multifunkce i-SENSYS. Díky funkci Pomocník pro archivaci se navíc naskenované obrazy automaticky třídí a zařazují do firemního workflow. Přesunutí skenovacích procesů do cloudu s využitím pokročilejších nástrojů pro zpracování je pro flexibilitu zaměstnanců zásadní,“ radí Hnilička.

Canon rovněž od letoška sází na spolupráci s Microsoftem a jeho řešení Microsoft Universal Print. Firemní admin kliknutím třeba v Office 365 nebo uniFLOW zaktivní tiskárnu, kterou následně může zaměstnanec použít. Pro podniky s hybridním systémem práce jde o elegantní řešení, které umožní správci rychle přidávat tisková zařízení. Navíc lze sledovat, kdo a jak přístroj na dálku využívá a s jakými dokumenty pracuje.

Bezpečnost, která neomezuje spolupráci

S produktivitou souvisí i požadavek efektivní spolupráce mezi zaměstnanci. I na tu vývojáři Canonu v rámci Pracoviště budoucnosti mysleli a opět zde pomůže řešení uniFLOW Online. „Delegace dokumentů díky Pomocníku pro archivaci v prostředí uniFLOW Online je jednoduchý prvek, který ale v praxi velmi usnadňuje a zefektivňuje zpracování a sdílení firemních materiálů. Vše je samozřejmě nanejvýš zabezpečené – skupina zaměstnanců, kteří mají k prostředí uniFLOW Online přístup, je omezená a každý zde má vytvořený účet s nastavenou firemní autorizací. Neexistuje tedy možnost, aby se dokument dostal do nepovolaných rukou,“ ubezpečuje Petr Hnilička.

Posílení bezpečnosti napomůže také robustní šifrování PDF dokumentů či osobní elektronické certifikáty. Díky nim je u každého dokumentu zřejmé, kdo a na jakém zařízení jej vytvořil. Certifikát je přiřazen ihned po naskenování v zařízení, a tak má příjemce jistotu původu a toho, že během cesty firemními kanály nedošlo ke změně dokumentu. To je zásadní třeba u faktur, kde by v případě změny čísla účtu mohlo dojít i k podvodné platbě.

Hardware – garant rychlosti a plynulosti

Součástí koncepce Pracoviště budoucnosti je pochopitelně i odpovídající technické vybavení, které dokáže držet krok s dobou, a firmám tak zaručí připravenost na možné změny jejich technických potřeb bez nutnosti dalších významných investic.
Veškeré pokročilé možnosti skenování a tisku byly vyvinuty „na tělo“ zařízením imageRUNNER ADVANCE, vlajkové lodi Canonu pro běžné kanceláře. Dále lze všechny výhody Pracoviště budoucnosti využít s vybranými modely imageRUNNER (například řada iR 2425) a modely řady i-SENSYS X.

„Pro smysluplnost práce z domova musejí všechny úkony probíhat rychle, plynule a intuitivně,“ říká Petr Hnilička.