Hlavní navigace

Mobilní zpracování dokumentů: Rychle a pohodlně

Sdílet

 Autor: MyQ
Tradiční pracovní paradigma, pro které je příznačná pevná pracovní doba nebo nutnost být kaž­­dý den fyzicky přítomný v kanceláři, prochází v posledních letech významnou proměnou. Ke slovu se dostává flexibilita a (alespoň částečná) práce na dálku. Na tuto proměnu samozřejmě hbitě reagují i používané pracovní technologie.

Již před několika lety došlo ve firemním prostředí k výraznému přesunu od stolních počítačů k notebookům. „Hardwarovou pochodeň“ nyní začínají pomalu přebírat další zařízení – chytré telefony. Díky jejich intenzivnímu rozvoji a optimalizaci kancelářských i kolaborativních aplikací pro Android i iOS mohou zaměstnanci odbavit čím dál tím větší porci denní agendy přímo ze svého telefonu.

V této souvislosti navíc nelze opomenout nástroj, jenž hladký přenos dat mezi uživateli z rozdílných lokací nezřídka zajišťuje – cloudové technologie, jejichž oblíbenost raketově roste. Mimo jiné oblasti má mobilně-cloudová revoluce dopad i na každodenní práci s fyzickými dokumenty: tisk, skenování a kopírování. S čím tedy správa tisku pro moderní pracoviště přichází a jak se změny promítnou do nákladů na tisk?

Telefon v centru dění

Digitalizace již převzala řadu administrativních procesů, a usnadnila tak nepochybně práci velkému počtu zaměstnanců. Zdá se však, že potřeba uchovávat papírové dokumenty (ať již z legálních či osobně preferenčních důvodů) bude v organizacích ještě několik let přetrvávat. Díky tomu se rozvíjejí nástroje, které tiskové úlohy zpracovávají.

Tisková řešení, jež firmy často využívají k jednotné správě a hladkému chodu tiskových procesů, mohou nabízet sofistikované možnosti mobilního tisku. Odbavení a správu tiskových úloh tak mohou zaměstnanci zařadit po bok pracovních úloh, které mají doslova na dosah ruky v kapse. K tisku samozřejmě mají možnost využít nativní tisk svého smartphonu, ale dedikovaná aplikace pro tisk poskytuje pestrou paletu pokročilých funkcí, které stírají rozdíly mezi tiskem z mobilu a z počítače.

S aplikací ještě dál

Například MyQ X Mobile Client, který je zdarma ke stažení (pro Android i iOS) v rámci tiskového řešení MyQ X, je vítanou nadstavbou na tradiční tisk a nabízí svým uživatelům pohodlné a flexibilní zpracování dokumentů. Pokud si například potřebují vytisknout e-mailovou přílohu nebo handout na poradu, nemusejí se vracet přes půl kanceláře k počítači. Soubor si jednoduše nahrají do aplikace, pomocí telefonu se přihlásí k multifunkční tiskárně a tisk může začít. S MyQ X aplikací si navíc můžou dobít tiskový kredit (pokud organizace využívá MyQ vouchery, typicky např. univerzity), a ušetřit tak cestu na dobíjecí místo.

Tisk s mobilní aplikací dává práci s dokumenty novou jednoduchost, která může společnostem přinést příjemný bonus v podobě ušetřených člověkohodin. Zaměstnanci nemusejí plýtvat drahocennými minutami, protože práce s aplikací je intuitivní. Navíc se obejde bez náročné implementace, která by zatížila IT oddělení – pracovníci si pouze nainstalují aplikaci do telefonu a hned mohou začít využívat funkce MyQ X.

Přesun do cloudu

Tradiční tisk, zejména ve větších podnicích, nicméně klade poměrně vysoké nároky na místní infrastrukturu a její IT údržbu. Firmy se tak snaží hledat cesty, jak lokálnímu hardwaru odlehčit, a jejich pohledy čím dál častěji směřují vzhůru ke cloudu. Cloud umožňuje rychle a bezpečně sdílet firemní data i software mezi uživateli v kanceláři i mimo ni, rostoucí popularita cloudových technologií je tak vzhledem k vývoji pracovního prostředí zcela logická.

Dokládá to například nedávný průzkum organizace Quocirca „Cloud Print Services, 2021“ (Služby pro cloudový tisk, 2021), ve kterém 82 % z 219 dotazovaných evropských a amerických společností uvedlo, že do konce tohoto roku očekávají přesun alespoň poloviny firemní IT infrastruktury do cloudu, přičemž 43 % z nich počítá s úplným přechodem do cloudového prostředí. Cloudová migrace tak nepochybně nemine ani správu tisku. Tento přesun se však může uskutečnit zcela hladce. Používá-li například společnost privátní cloud Microsoft Azure, může si jednoduše část úložiště vyhradit i pro tiskové řešení MyQ X a nechat ho běžet odsud.

Na sto procent v mracích

Částečným přesunem do soukromého digitálního úložiště (privátního cloudu) však flexibilita MyQ rozhodně nekončí. Nově je možné ho využívat čistě jako softwarovou službu ve veřejném cloudu. Software jako služba (SaaS) je jedním z cloudových modelů, který zákazníkům umožňuje předplatit si v úložišti software a mít k němu kdykoliv přístup. Kouzlo tohoto řešení spočívá v tom, že jeho správa i nároky na infrastrukturu jdou plně za poskytovatelem služby, klientům tak pouze stačí připojit se k internetu a software je jim plně k dispozici. Pro moderní práci s dokumenty nabízí tento model chytrého virtuálního asistenta pro digitální pracoviště MyQ Roger.

Asistent pro digitální kancelář

MyQ Roger je technologie plně umístěná ve veřejném cloudu. Každá společnost v rámci předplatného dostane přiřazen svůj vlastní tenant, což zaručuje bezpečnost a zachování důvěrnosti dat. Základním stavebním kamenem MyQ Roger je aplikace pro chytré telefony, která počítá s přímým propojením s osobním cloudem uživatelů (např. OneDrive). Její uživatelé mohou z firemního úložiště rovnou tisknout, procházet a spravovat dokumenty, a do cloudu dokonce přímo skenovat.

S MyQ Roger tak nemusejí kvapně vyhledávat nejbližší skener, aby si ofotili důležité dokumenty od klientů či kolegů – na chytrém telefonu jim stačí otevřít MyQ Roger aplikaci, materiál nasnímat, podle potřeby upravit a rovnou odeslat do konkrétní cloudové složky. Tento virtuální asistent navíc nepotřebuje připojení k lokální síti firmy či VPN, uživatelé tak mohou se svými materiály pracovat – tedy připravit si je do tiskové fronty, naskenovat, uspořádat v cloudu –, kdekoliv právě jsou, třeba cestou do práce nebo z domácí pracovny.

Dokumenty zcela bez starostí

Propojení tiskové aplikace a cloudu nabízí zcela novou mobilitu ve zpracování dokumentů a krátí práci z minut na desítky vteřin. Díky skutečně čistě cloudové architektuře, která se zcela obejde bez pomoci lokálního hardwaru (samozřejmě kromě samotných tiskáren), potřebuje MyQ Roger k fungování jako pravé SaaS řešení jen připojení k internetu. O vše ostatní se starají vývojáři z MyQ ve veřejném cloudu. Firmy tak ušetří nejen místo v serverovně, ale uberou také starosti IT správcům – například tisk z cloudu si MyQ Roger nastaví a zařídí zcela sám.

Mobilní i cloudové aplikace a služby jsou výkonnými nástroji pro moderní pracoviště a dokážou odvést spoustu práce také v oblasti nakládání s dokumenty. V rukách schopného tiskového řešení mohou nejen plnohodnotně asistovat při zpracování a digitalizaci papírových dokumentů, ale také pomoci snížit tiskové náklady (částečným) přesunem tiskové infrastruktury do cloudu a ušetřit společnostem mnoho člověkohodin díky intuitivnímu a efektivnímu používání tiskových úloh.