Hlavní navigace

Vybíráme ERP systém: Deset důležitých faktorů, na které si dát pozor

Sdílet

 Autor: CDC Data
Stojíte před velkým rozhodnutím. Čeká vás náhrada zastaralého hlavního informačního systému novým produktem. Pokud možno tím nejlepším a nejvhodnějším z kategorie tzv. ERP systémů. Takovým, který nejlépe podpoří další rozvoj vaší firmy, bude kolegům usnadňovat práci a bude účinně podporovat řídící činnosti a přijímání správných manažerských rozhodnutí.

Ve svém oboru nejste začátečník, něco již máte za sebou. A právě proto si uvědomujete, že implementace nového ERP systému nebude snadný projekt. Riziko neúspěchu je značné a trvale přítomné.

V oblasti ERP se toho za poslední roky hodně změnilo, naštěstí k lepšímu. Systémy se až neuvěřitelně rozvinuly. To však mimo jiné znamená, že najít ideální řešení je mnohem složitější. Není přitom možné výběr „odfláknout“, protože jde nejen o významnou finanční investici, ale o krok, který významně ovlivní chod vaší společnosti na dlouhou dobu. Na co všechno si při výběru ERP systému dát pozor, nad čím se zamyslet a jak postupovat? Na to se pokusíme odpovědět následujícími řádky.

#1 PROČ: Pojmenujte základní potřeby

Rozhodnutí o výběru nového ERP systému nemůže být rozmar. Musíte přesně vědět, PROČ jej potřebujete. Možná to zní jednoduše, ale je to nejdůležitější a nejsložitější na cestě ke změně. Musíte určit, co vaše organizace skutečně potřebuje a jaké základní funkce od nového ERP systému očekáváte.

Často se v této souvislosti hovoří o identifikaci hlavních „bolestí“, případně úzkých míst v řídících procesech, která rozhodujícím způsobem limitují další růst vaší firmy a zlepšení její celkové efektivity. Jakmile srozumitelně definujete své hlavní informační potřeby, vytvoříte si soubor hledisek pro posuzování nabízených ERP systémů.

Položit byste si měli mimo jiné tyto otázky:

  • Jaká jsou bolestivá místa aktuálního informačního systému?
  • Trpí kvůli těmto nedostatkům vaši klienti, resp. prodej výrobků nebo služeb?
  • Jak vypadá vaše byznys strategie pro příštích deset let?
  • Které klíčové projekty plánujete v rámci své obchodní strategie realizovat?

Při tomto prvotním posuzování doporučujeme nespěchat. Poraďte se s kolegy, nejzkušenějšími dlouholetými zaměstnanci, manažery na různých úrovních řízení. Názory těch, kteří s ERP systémem pracují, jsou užitečné. Současně nezapomínejte na procesy a funkce, které fungují uspokojivě: určitě nechcete přijít o nic z toho, co už jste v minulosti dokázali vyřešit.

Pro usnadnění diskuse je možné využít např. dotazníky, nebo naplánovat skupinové workshopy. Snadněji tak identifikujete to, co vám a vašim kolegům nejvíce komplikuje život: na to byste se tedy měli zaměřit především.

S výběrem nového ERP vám mohou pomoci specializované poradenské firmy, které nabízejí realizaci projektů označovaných jako Business Value Assessments nebo Business Value Engineering. Analyzují vaše obchodní procesy a identifikují a kvantifikují přínosy plynoucí z jejich digitalizace a využití dostupné funkcionality moderních podnikových informačních systémů. Ani poradci však tuto práci neudělají bez vaší pomoci. I oni budou chtít hovořit s vašimi klíčovými zaměstnanci a manažery odpovědnými za jednotlivé procesy.

Na konci této přípravné fáze by měl vzniknou seznam klíčových požadavků na funkcionalitu a vlastnosti nového ERP systému, včetně stanovení jejich priorit. Až budete vyhodnocovat nabídky dodavatelů, je potřeba najít takový systém, který je s vytvořeným seznam v maximálním souladu.

#2: SPECIFIKA: Jací jsme a jací chceme být?

Podobně jako u otisků prstů platí, že neexistují dvě firmy, které by byly naprosto totožné. Měli byste přitom být schopni popsat, jaká přesně vaše firma je a jak se chce případně změnit v nejbližších letech.

Měli byste umět odpovědět mj. na tyto otázky:

  • Považujete se za progresivní a silnou společnost?
  • Nebojíte se nových technologií?
  • Máte rádi nové výzvy?
  • Kladete si rádi vyšší cíle?
  • Máte zpracovanou byznysovou strategii na pět a více let dopředu?
  • Jste spíše konzervativní a místo nepřetržitého růstu preferujete jiné hodnoty?
  • Máte již deset let zhruba stejný počet zaměstnanců, nebo dynamicky rostete?
  • Prodáváte převážně na domácím trhu, nebo jste exportně zaměřená firma?
  • Jste jeden právní subjekt, nebo máte složitou organizační strukturu?
  • Jak ve firmě vzájemně komunikujete (jazyky, komunikační nástroje atd.)?
  • Preferujete přátelské neformální pracovní prostředí, nebo jste firmou řízenou přísně manažersky?
  • Jaké formy komunikace a spolupráce s obchodními partnery preferujete?

Výrobci ERP systémů své produkty zpravidla vytvářejí pro určitý tržní segment. Některé jsou určeny pro menší společnosti s jednodušší organizační strukturou, založenou na jednom právním subjektu a členěnou typicky na nákladová střediska. Dokáží pracovat třeba s kumulací manažerských pozic, kdy je např. manažer nákupu současně vedoucím skladu apod. Naopak obvykle pak postrádají složitější funkcionalitu typu konsolidace účetnictví, vícemístného plánování apod.

Pokud ke komunikaci se svými obchodními partnery využíváte digitální formy (např. EDI zprávy), přesvědčte se, zda vybíraný ERP systém tyto způsoby komunikace podporuje a má zkušenosti z již realizovaných projektů.

Pochopení vaší interní firemní kultury vám může pomoci nejen při výběru ERP systému, ale především při každodenním fungování a budoucím rozvoji.

#3 NÁKLADY

Náklady spojené se zavedením ERP systému nikdy nejsou natolik nízké, abyste mohli s klidným svědomím prohlásit, že vás nezajímají.

Cenu moderních ERP systémů není možné ji vyčíslit jednou absolutní částkou. Vedle pořizovací ceny softwarových licencí, implementačních služeb a případně hardwaru je totiž potřeba započítat i budoucí zásahy do systému. Firemní informační systémy jsou velmi složitá řešení, které se neustále vyvíjejí a přizpůsobují životu organizace, které slouží. A každá změna má samozřejmě i svou nákladovou složku…

Při kalkulacích proto vždy posuzujte nikoli náklady ke dni instalace nového systému, ale celkové náklady na jeho vlastnictví po dobu příštích pěti až osmi let. Do těchto nákladů patří také školicí a poradenské služby, náklady na běžný servis a údržbu i plánovaná rozšíření informačního systému. Počítat musíte i s větší modernizací systému (tj. jeho upgrade na novější verzi), ke které zpravidla dochází po čtyřech až šesti letech provozu. Počítejte také s náklady na administraci provozu informačního systému, tzn. náklady vašeho IT oddělení.

Náklady samozřejmě lze plánovat a řídit tak, aby byly pro vaši organizaci přijatelné. Sami dodavatelé ERP systémů jsou si vědomi citlivosti tématu a obvykle proto nabízejí několik různých modelů financování.

Základem je přitom vyhodnotit návratnost investice. Měli byste umět spočítat přínosy ze zavedení informačního systému: úspory provozních nákladů, zlepšené využívání strojů a výrobních linek, snížení zásob na skladech hotových výrobků, zlepšení prodejů díky lepší komunikaci se zákazníky atd.

Nový ERP systém by měl být pro vaši společnost odrazovým můstkem k rychlejšímu rozvoji, nikoliv přítěží, kterou musíte nosit s sebou.

#4 UŽIVATELÉ: Jsou vaši zaměstnanci připraveni na změnu?

Jak snadné nebo naopak obtížné bude pro uživatele zvládnout práci s novým informačním systémem?  

Nevhodně řešené uživatelské rozhraní může negativně ovlivnit produktivitu práce, v krajním případě může dokonce vést k neplánovanému růstu nákladů, vyvolanému požadavky na zvýšení personálních kapacit v některých útvarech.

Moderní informační systémy disponují řadou nástrojů, které umožňují individuálně přizpůsobit uživatelské rozhraní konkrétním potřebám a osobním preferencím. Tyto nástroje však předpokládají určitou úroveň informační gramotnosti uživatelů, kterou lze charakterizovat jako schopnost práce s běžnými kancelářskými aplikacemi typu Excel nebo Word. Důležité proto je dobře vyhodnotit reálnou úroveň technologické gramotnosti zaměstnanců a případně doškolit ty, kteří by s novým systémem mohli mít problémy.

Zajímejte se také o to, jak kolegové vnímají záměr zavedení nového ERP systému: kdo jej vítá, kdo je neutrální a kdo jej hodnotí negativně. Negativně naladění zaměstnanci totiž mají potenciál výrazně ztížit a zkomplikovat zavádění nového systému např. prodlužením doby implementace. S tím jsou přitom spojeny zvýšené náklady.

I v případě, že budou vaši uživatelé na implementaci ERP systému předem dobře připraveni, je třeba počítat s tím, že zejména v prvních měsících ostrého provozu nového informačního systému budou uživatelé pracovat pomaleji, budou dělat chyby, napravovat je a v důsledku toho se jejich výkonnost dočasně sníží. Připravte se na to a přijměte odpovídající opatření. Dohodněte si dostatek konzultačních kapacit dodavatele na intenzivní podporu uživatelů po dobu prvních tří až čtyř měsíců provozu. Vyškolte několik svých vlastních pracovníků na úroveň konzultantů pro ty procesní oblasti, které jsou pro vaše fungování kritické.

Adaptace na nový ERP systém si vždy vyžádá nejméně několik měsíců vašeho času. Mnoho workshopů, školení a individuálních konzultací. To vše stojí čas, energii a peníze. V takové chvíli si vzpomeňte na důvody, na základě kterých jste se rozhodli změnu realizovat.

#5 AGILITA A FLEXIBILITA

Žádný ERP systém nebude agilně řídit vaši organizaci sám od sebe. Pokud je ale ERP systém dostatečně agilní a flexibilní, je schopný pružně se vám přizpůsobit v krátkodobém i střednědobém horizontu. Agilnost také znamená, že ERP systém disponuje zabudovanými nástroji, které automaticky nepřetržitě vyhodnocují ukazatele charakterizující průběh podnikových procesů a upozorňují uživatele, pokud jsou překročeny kritické hodnoty.

Dobrý ERP se dokáže přizpůsobit neznámému, tedy tomu, co jste nepředvídali, tomu, co na cestě neočekáváte. Ztráta velkého klienta? Nová fáze vývoje? Nový produkt?

Položte si otázku: „Bude vás váš ERP schopen následovat tam, kam se rozhodnete jít?“ a budete lépe vědět, jak ERP vybrat.

#6 ŽIVOTNOST

Jak bylo uvedeno, ERP je investice, tedy něco, co by mělo po nějakou dobu přetrvat a sloužit.

Zjistěte si proto, zda zamýšlené ERP řešení vytvořil malý izolovaný tým nebo vzniklo v početném týmu velké a finančně silné firmy. Zajímejte se o počet realizovaných instalací. Ověřte si, zda jde o produkt výhradně lokální, nebo je dostupný i na ostatních trzích. Podívejte se na historii a ekonomické ukazatele výrobce ERP. Jde o rostoucí nebo stagnující společnost? Jaká je frekvence inovací?

Necítíte se plně kompetentní pro posuzování zmíněných otázek? Požádejte o spolupráci některého z profesionálních poradců pro výběr informačního systému.

#7 PODPORA A SERVIS

Sice „až“ sedmý bod, ale jednoznačně velmi důležitý.

Nezajímejte se pouze o produkt jako takový, ale také o následnou podporu a servis v průběhu celého životního cyklu. Ujistěte se, že dodavatel ERP systému, o kterém uvažujete, je připraven zajistit a garantovat vám dostupnost a kvalitu servisních služeb v rozsahu, který je pro úspěšné fungování vaší organizace nezbytný.

#8 CLOUD ANO či NE?  

S příchodem ERP systémů hostovaných v cloudu (kterých je stále více), je potřeba najít odpověď i na tuto otázku.

Pokud se rozhodnete hostovat ERP ve vlastní síti, musíte se ujistit, že to vaše infrastruktura umožní. Dodavatel ERP by měl být schopen sdělit vám všechny technické požadavky, které zajistí správné fungování systému. Možná bude jen stačit někde přidat trochu paměti nebo vyměnit pár počítačů. Proč ne.

Preferujete cloud? Ujistěte se, že váš ERP je hostován na bezpečném místě s robustními servery. Zjistěte si také, zda zvolený cloud bude vyhovovat vašim potřebám a bude fungovat tak, jak jste požadovali. A zajistěte si pravidelnou a spolehlivou údržbu, aktualizaci a zálohování vašich dat.

Co se týče nákladů, v případě cloudu nebudete muset investovat do aktualizace vlastního systému, čemuž se naopak nevyhnete při provozu ERP ve vlastní síti. Vstupní náklady jsou u cloudu relativně nízké, ale mohou růst, pokud postupně budete přidávat uživatele, prostor nebo služby.

Nemalujme čerta na zeď, ale… Přestože s cloudovým systémem ERP můžete pracovat odkudkoli a kdykoli, je v případě jakéhokoli sporu nezbytné zajistit, aby byla vaše data šifrována a abyste zůstali jejich výhradním vlastníkem.

#9 A ZASE TA SPECIFIKA…

Pracujete ve speciálním oboru? Ujistěte se, že lze ERP přizpůsobit vašemu odvětví. Nestyďte se zeptat kolegů z oboru a společností podobných té vaší, jaký systém používají. Nasimulujte si s dodavatelem ERP obchodní cyklus a zjistěte, zda systém dokonale vyhovuje vašim potřebám…

#10 OTEVŘENOST

Všimli jste si, kolik nástrojů denně používáte? S ERP systémem lze mnoho systémů integrovat a vzájemně importovat nebo exportovat data.

Aby řešení ERP skutečně odpovídalo vašemu každodennímu životu, je třeba, aby bylo schopno komunikovat s některými, ne-li se všemi službami, jako je CRM, mzdová agenda atd. Vyhnete se tak dvojímu zadávání dat, chybám při opakování některých úloh nebo dokonce prodlevám u některých důležitých výkazů.

CDC Data

Závěrem

Ing. František Čulík, CDC Data
Autor: CDC Data

Ing. František Čulík, CDC Data

Pokud správně posoudíte ERP produkty podle výše uvedených deseti hledisek, budete vědět, které z nich nejlépe vyhovují vašim potřebám. Pravděpodobně však zjistíte, že žádný z nich nevyhovuje úplně ideálně. Budete ale určitě moci vyloučit ty systémy, u kterých je jen malá shody s tím, co od systému očekáváte. Výběr si tak podstatně zjednodušíte a vaše další úsilí a čas budete moci věnovat zkoumání pouze nabídek těch ERP systémů, které ve vašem hodnocení dostaly nejvíce bodů.

Ing. František Čulík, CDC Data