Hlavní navigace

Správa dokumentů byla důležitá za covidu a její význam stále roste

14. 2. 2023

Sdílet

 Autor: Depositphotos
Document Management Systems (DMS) představuje správu dokumentů, a to nejčastěji v podobě použití softwaru k ukládání, správě a sledování elektronických dokumentů. Je to tedy způsob, jak společnost organizuje, spravuje, ukládá a celkově pracuje s elektronickými dokumenty obecně. Může přitom jít například o naskenované papírové dokumenty, ale také o nejrůznější projekty, smlouvy nebo faktury a podobně. Na trhu existuje spousta společností a řešení, jež mohou firmy k DMS využít, a usnadnit si tak práci.

Podle Michaela Trojky, obchodního analytika a konzultanta řešení DMS a Spisové služby ve společnosti Allium, byl koronavirus v mnoha firmách impulzem ke spuštění digitální transformace. Také proto, že přibylo home office a v tomto režimu je stále více zaměstnanců, DMS získává na síle. Navíc se klade důraz na bezpečnost dat, což právě kvalitní a ověřený document management system může zajistit. K výhodám zavedení DMS patří zrychlování toku informací, snížení pravděpodobnosti selhání lidského faktoru nebo snižování potřeby množství kvalitní pracovní síly. Dále jde o účinné vyhledávání dokumentů, hledání a správu souvislostí mezi nimi, online přístup k dokumentům a sledování termínů splatnosti. „Řízená dokumentace umožňuje pomocí efektivního workflow připravit pro zákazníka řešení přesně na míru, které je schopné zohlednit všechny jeho specifické požadavky,“ upřesňuje Michael Trojka.

Každé řešení má své výhody

Právě od společnosti Allium je modulární řešení pro centrální evidenci, správu a podporu zpracování dokumentů, a to včetně navazující důvěryhodné archivace dokumentů. Tento systém podporuje procesy digitalizace, OCR a vytěžování metadat při evidenci dokumentů. Jeho uživatelé tak díky němu získají snadný přehled o dokumentech a komplexní řešení příjmu a vypravování zásilek. Samozřejmostí je fulltextové i parametrické vyhledávání v digitalizovaných dokumentech, soulad s GDPR, široké možnosti správy přístupu k dokumentům a možná je také škálovatelnost. Systém tak lze využít v rámci agend s jedním typem dokumentů až po komplexní řešení pro všechny dokumenty organizace.

DOCUX DMS je název produktu od firmy SOCOS IT. Ten pomůže firmě například v momentu, kdy ztrácí přehled nad dokumenty, potřebuje, aby se žádný neztratil, chce o nich mít přehled, nemá kde skladovat stohy papírů nebo potřebuje zajistit, aby měl každý zaměstnanec přístup jen k určitým typům dokumentů. Společnost nabízí robustní řešení v českém jazyce za přívětivou cenu a zaručuje bezpečné ukládání a archivaci dat. Kromě toho umožňuje propojení s ERP, CRM a dalšími vnitropodnikovými systémy včetně například MS Outlook. Jak víte z rozhovoru, tento systém je určen pro středně velké a velké firmy, zvládne však pomoci i těm malým.

Hned ze dvou edic řešení v podobě INOVIO GO a INOVIO DMS si mohou vybrat zákazníci u společnosti Inovio. Záleží přitom na požadavcích a možnostech – zatímco první je určeno spíše pro malé firmy, druhé umožňuje přizpůsobení a sestavení na míru. Oboje přináší především systém a pořádek díky jednotnému úložišti a definované hierarchii, prostor pro spolupráci podle nastavených pravidel a flexibilitu. Dále je dostupné elektronické podepisování dokumentů (integrace se systémem in Sign) a podobně jako u SOCOS IT umožňuje vazby na další systémy. Přinést pořádek do podnikových procesů dokáže také řešení Integrovaný management dokumentů (IMD) od společnosti Millennium. Tento nástroj je vhodný pro všechny typy organizací a využití najde ve středních firmách i v korporacích a dokáže zefektivnit fungování oddělení napříč celou organizací. K hlavním výhodám tohoto produktu patří pořádek v dokumentech, propojitelnost s dalšími systémy a možnost týmové spolupráce díky definování workflow, které určuje pořadí, jak dokumenty putují mezi zaměstnanci.

Mezi výhody digitalizace dokumentů s brněnskou společností Fusio patří reporting, notifikace a rozesílání pokynů, přehledné seznamy, do nichž lze ukládat přílohy, automatické zařazení skenovaných dokumentů pomocí QR kódů, filtrování a vyhledávání podle kategorií, přístupová oprávnění a historie změn, provázání s konkrétními projekty, zakázkami nebo pracovníky a podobně a snadné úpravy a rozšíření systému v budoucnu. S dokumenty je tak možné pracovat velmi efektivně a schvalovat, hlídat termíny, zadávat úkoly, vést připomínková řízení, nastavovat automatické workflow a mít přehled, v jakém stavu se dokument aktuálně nachází a kdo s ním pracuje. Problémem není ani propojení s ostatními systémy a nastavit lze i emailový reporting, tedy upozornění na nově přidaný dokument nebo třeba požadavek na revizi. 

Trendem je cloud i umělá inteligence

CFOworld 4/2022

Rozhovor vyšel v tištěném vydání časopisu CFOworld 4/2022. Pokud si časopis chcete přečíst celý, můžete si ho koupit i v digitální formě.

Kromě tohoto článku v něm najdete i příspěvky o DMS systémech, jak krize dopadá na české firmy, věnovali jsme se blíže i outsourcingu.

Tim Eisenhauer, spoluzakladatel společnosti Axero Solutions sídlící v New Yorku, na jejich blogu uvádí, že cloud computing způsobil revoluci v softwaru a měl hluboký dopad na systémy správy dokumentů. Cloud zajišťuje dostupnost dokumentů kdykoli a kdekoli, a není tak díky němu nutné být na konkrétním počítači nebo v uzavřené síti, abyste mohli bezpečně přistupovat ke svým souborům – vše, co potřebujete, je připojení k internetu. „Webová správa dokumentů podporuje škálovatelnost, díky čemuž je řešením pro podniky všech velikostí. Cloud computing nabízí snadný přístup a redukuje náklady, takže je nejlepším systémem pro správu dokumentů,“ doplňuje.

soutez_casestudy

S cloudem souvisí také často zmiňovaný trend v podobě používání mobilních zařízení, jako jsou chytré telefony a tablety. Je tedy nutné mít uživatelsky přívětivý software kompatibilní s několika zařízeními.

Stále více si razí cestu automatizace a rychlé zavádění technologií umělé inteligence, jako je strojové učení a zpracování přirozeného jazyka. Jak zmiňuje Amy Pattinson z americké firmy Invensis, nástroje umělé inteligence zjednodušily vytváření a dohled nad papíry a hledání mezi nimi může usnadnit hlasové vyhledávání. To umožní odborníkům soustředit se na své povolání, aniž musejí hledat dokumenty, které potřebují. Umělá inteligence vylepšuje obchodní procesy aplikací metod, jako jsou strojové učení, prediktivní analýza nebo vizualizace dat.

Byl pro vás článek přínosný?